Modul Kancelarijsko poslovanje je osnovni modul sistema ODOS. Odlikuje ga vrsta funkcionalnosti, koja  raztereti rad u cijeloj organizaciji.

Nudi vam jednostavno i transparentno rješenje za zahvat, klasificiranje i distribuciju klasične i elektronske ulazne pošte, rješavanje i zaključivanje predmeta po upravnem postupku, bilježenje svih tipova dokumenata u izbrani predmet po odgovarajućem redu te slanje izlazne  i interne pošte. Korisnicima omogućava uvid,  rješavanje i traženje po dokumentima, do kojih imajo korisnici dostup odnosno  su im bili dodijeljeni u rješavanje. Obezbjeđuje takođe  elektronsko arhiviranje i izlučivanje odgovarajuće zaključenih predmeta u odnosu na rokove čuvanja, stupnja tajnosti i vrste gradiva (arhivsko ili trajno gradivo).

Obezbjeđuje poslovanje skladno sa  Zakonom o upravnom postupku (ZUP) te drugim propisima i zahtjevima poslovanja.


Prednosti:

  • jednostavna upotreba;
  • veća transparentnost poslovanja;
  • brža obrada i ušteda vremena;
  • revizijsko praćenje (na dokumentu, predmetu  i postopku);
  • stalna skladnost sa zakonom (ZUP);
  • znatno smanjenje mogućnosti grešaka;
  • brz i siguran dostup do željenih dokumenata.

Funkcionalnosti:

  • korištenje sistema ODOS omogućava jednostavan, brz i efikasan rad;
  • ODOS omogućava brz unos novih predmeta, evidentiranje svi priloga u okviru predmeta, izdavanje potvrde stranki o predatoj dokumentaciji kao i onoj koja nedostaje, skeniranje svih dokumenata u sistem, pri čemu se smanjuje mogućnost gubitka dokumenata;
  • rješavanje i  zaključivanje predmeta skladno sa Zakonom o upravnom postupku;
  • posredovanje predmeta u rješevanje po signirnom nacrtu te elektronsko potpisivanje i odobravanje;
  • omogućeno  je više načina distribucije dokumenata ovlaštenim osobama i praćenje rješevanja predmeta (izabir tipa postupka, obvještavanje o izteku roka predmeta ...);
  • štampanje košuljica pri čemu  se izbjeglo ručno upisivanje priloga u predmet, naziva zahtjeva, itd.;
  • jednostavan pregled predmeta kod voditelja postupka, koji mogu pristupiti rješavanju predmeta i prije nego predmet dobije fizički, jer je isti vidljiv voditelju postupka u elektronskoj formi istog trenutka kada ga unesu u pisarnici;
  • jednostavno praćenje riješenosti predmeta;
    štampanje internih dostavnih knjiga, upisnika, djelovodnika, izvještaja obaveznih zakonom te izvještaja u formi kojoj smo željeli da ih napravite;
  • evidentiranje svih akcija u sistemu, bez obzira na to ko ih je izveo, što uveliko smanjuje mogućnost malverzacija te neovlaštenih pristupa podacima;
  • automatski unos određenih dokumenata u sistem po zahtjevu voditelja postupka (npr. Obavijest o prekoračenju roka);
  • ODOS omogućava da Načelnik, pomoćnici Načelnika kao i svi šefovi odsjeka imaju uvid u predmete koji su  u njihovim nadležnostima, te da prate rad svojih uposlenika kroz brojne forme izvještaja;
  • distribucija i obrada  eksterne i interne pošte;
  • elektronsko vođenje knjige primljene i poslane pošte (popis predanih pošiljki);
  • omogućava lakšu otpremu pošte, automatsko štampanje koverti i dostavnica;
  • brzo pretraživanje vlastitih predmeta i dokumenata po različitim kriterijama, takođe po sadržaju i metapodacima;
  • lako arhiviranje predmeta te naknadno dodavanje pravosnažnih rješenja u sistem;
  • elektronsko arhiviranje i izlučivanje primjerno zaključenih predmeta (rokovi čuvanja, arhivska odnosno  trajna građa);
  • elektronsko vođenje evidencija, zbirki, posuđivanja, izlučanja skladno sa zakonskim propisima;
  • stalna ažuriranja svih softverskih područja;
  • generiranje godišnjih izvještaja  i analiza  (omogućen je izvoz spiskova u  Excel ili PDF datoteku), koje mogu jako puno, da pridonesu prilikom uklanjanja uskih grla;