11. ODOS konferenca

(2019)



11. ODOS konferenco smo tudi letos zaključili z zelo pozitivnimi odzivi udeležencev



11. ODOS konferenco, ki smo jo organizirali 16. maja 2019 v Žalcu, smo obeležili z zelo aktualnimi temami, ki so jih predstavili priznani strokovnjaki na svojem področju. Konferenco smo namreč izvedli skupaj z Združenjem direktorjev občinskih uprav, Ministrstvom za javno upravo, Arhivom Republike Slovenije in partnerskima podjetjema PRIMS d.o.o., ki na občinah skrbi za storitev MojaObčina.si ter podjetjem Vibor d.o.o., ki je zanesljiv partner pri pametnem upravljanju zajema, tiska in uničenja dokumentacije.

Ker je bila konferenca namenjena javnim ustanovam, katerim zakonodaja nalaga obveznost uporabe zakonsko skladnega in certificiranega informacijskega sistema smo strokovni del konference odprli s predstavitvijo sistema ODOS. Certifikat Arhiva RS pa ni edina pomembna značilnost, ki bi jo kakovosten dokumentni sistem moral imeti. Zelo pomembno je tudi redno prilagajanje sistema vsem potrebnim zakonodajnim spremembam, nenehno nadgrajevanje s funkcionalnostmi, ki olajšajo delo uporabnikom ter hitra in strokovna pomoč, ki jo pri ODOSu uporabniki še posebej pohvalijo. 

Preleteli smo tudi glavne novosti, ki smo jih za uporabnike sistema ODOS razvili v zadnjem času. Sistem namreč redno prilagajamo zakonodajnim zahtevam in nenehno iščemo nove priložnosti, s katerimi bi uporabnikom kar čim bolj olajšali delo in pohitrili postopke. 

Sledila je predstavitev izsledkov zanimive raziskave o informiranosti občanov, ki jo je opravilo podjetje PriMS d.o.o.. Podrobnosti raziskave si lahko pogledate tukaj.

Skupaj z Ministrstvom za javno upravo in podjetjem PRIMS d.o.o. smo predstavili pilotski projekt eVloge za občine, s katerim smo omogočili, da bodo državljani preko portala eUprava in podjetja ter podjetniki preko portala SPOT, oddajali vloge po elektronski poti, tudi na občine. Predstavitev je požela navdušenje s strani udeležencev konference, ki so izrazili željo po čim prejšnji implementaciji projekta v delo občin.

Sledila je še ena zelo zanimiva in aktualna tema: mag. Hedvika Zdovc, iz Zgodovinskega arhiva Celje, je povzela novosti in nove predpise v zvezi s klasifikacijskim načrtom in roki hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, ki uslužbence javne uprave čakajo v letošnjem letu. 

Digitalizacija poslovanja in prehod na dolgoročno eHrambo zahtevata zakonsko skladen zajem, obdelavo in uničenje dokumentacije. Pri tem pa je zelo pomembno kakšne naprave uporabljate. Zakonodaja javnim ustanovam namreč nalaga uporabo certificiranih naprav, zato smo nekaj minut posvetili tudi temu področju. Gregor Krapež, izvršni direktor podjetja Vibor d.o.o. je predstavil rešitve za varen in enostaven zajem in uničenje gradiva

Vse povedano smo zaokrožili s predavanjem o varni in zakonsko skladni dolgoročni eHrambi gradiv. Gospod Jože Škofljanec iz Arhiva RS, je predstavil pomembne poudarke pri dolgoročni eHrambi, pomen notranjih pravil, kakšne novosti prinašajo nove Enotne tehnološke zahteve ter kako bo potekala hramba spletnih strani in elektronske pošte. Poudaril je še, da imajo javne ustanove še približno eno leto časa, da si uredijo področje notranjih pravil, po tem obdobju lahko sledijo inšpekcijske sankcije. 

Strokovni del 11. ODOS konference smo zaključili z varstvom osebnih podatkov in Vzorčnimi notranjimi pravili, ki smo jih pripravili za občine, uporabnice sistema ODOS.

Uredba GDPR je zaradi zahtev, ki jih je prinesla s sabo, namreč še vedno zelo aktualna. Kljub temu, da je bilo v zadnjem času o tem že veliko povedanega, so koristni napotki še vedno zelo dobrodošli, predvsem za tiste, ki morda še niso uspeli urediti vsega, kar uredba zahteva. Nekaj najpomembnejših poudarkov  je predstavila direktorica našega podjetja PIA d.o.o. Saša Kovač. V nadaljevanju je povzela tudi kaj ponujamo v okviru Vzorčnih notranjih pravil, ki smo jih pripravili za občine, uporabnice sistema ODOS. Njihovo pripravo smo zelo poenostavili z natančnimi navodili, vzorčnimi primeri obveznih prilog in s posebno aplikacijo, ki pripravo notranjih pravil še dodatno olajša. 

Ob koncu konference smo v sklopu žrebanja nagradne ankete, ki je tudi letos prinesla zelo pozitivne odzive udeležencev nad konferenco in samim sistemom ODOS, s praktičnimi nagradami obdarili 10 udeležencev konference in eno organizacijo. Vsem izžrebancem iskreno čestitamo!