Ksenija Dren, Mestna občina Velenje

»Začetki uporabe ODOS-a v Mestni občini Velenje segajo že v leto 2001. Takrat so referenti videli ODOS kot dodatno obremenitev pri delu. Spremeniti miselnost dela ni bilo enostavno. Seveda je pri tem izrednega pomena vodstvo, ki mora spodbujati in trdno stati za spremembami in opozarjati na dobre plati sprememb, ki se uvajajo. Kadar ni zadostne podpore vodstva, ali če vodstvo nima interesa in ne vidi ali ne zna dobro opredeliti prednosti, ki jih spremembe nudijo, potem je uvajanje novitet v delovni proces zelo oteženo.

S sistemom ODOS smo pridobili učinkovito upravljanje z našimi procesi in dokumenti. Zaposleni so sčasoma ugotovili, da jim sistem nudi doslednost dela, vodenje postopka in takojšnji vpogled v vso dokumentacijo, brez brskanja po omarah, predalih in še kje. Sedaj so vsi dokumenti na enem mestu in vedno dosegljivi.

Pomembno nam je, da se ODOS nadgrajuje in da nam ponuja vedno nove možnosti. Zato smo na MOV uporabniki večine modulov in povezav, ki jih nudi sistem ODOS. Poleg celotnega upravnega postopka z vhodno, izhodno in interno pošto, beležimo in potrjujemo v sistemu ODOS tudi naše odsotnosti. Odsotnosti se beležijo in potrjujejo preko sistema Kronos, ki ga uporabljamo za registracijo delovnega časa. Oba sistema med sabo izmenjujeta podatke. Preko elektronskih obrazcev v ODOS-u oddamo nadrejenim v potrditev našo odsotnost, ki se po odobritvi samodejno zabeleži v Kronos. S tem vsak trenutek vidimo kdo je odsoten in lažje planiramo sestanke in delovne procese.

Elektronsko vodimo tudi naše potne naloge in obračun potnih stroškov. S tem pa imajo referenti pregled tudi nad rezervacijo službenih vozil.

Uporabljamo tudi modul pogodbe in modul naročilnice, ki smo ju povezali z aplikacijo eJN za elektronsko izvedbo javnih naročil. Aplikacija eJN poskrbi za pravilnost izbire postopka, nas vodi skozi vse faze postopka in urejanja dokumentacije, ki ob tem nastaja, kar nam omogoča, da enostavno zaključimo celoten postopek javnega naročanja. Tako se lahko posvečamo vsebini razpisov in ne zakonodajnim določilom. Dokumente, ki nastajajo v procesu javnega naročanja potem potrjujemo in pošiljamo iz ODOS-a.

V aplikacijo eJN vstopamo preko ODOSa, kar pomeni, da se nam ni potrebno prijavljati v dva ločena sistema. Za izvedbo javnih naročil je potrebno imeti tudi podatke o proračunskih postavkah. Sistem ODOS je povezan tudi s finančno aplikacijo, kar nam omogoča prikaz in beleženje vseh potrebnih podatkov posameznih proračunskih postavk, ki jo potrebujemo. V ODOS-u se beleži zgodovina in s tem se zagotavlja revizijska sled. Omogočeno je tudi arhiviranje dokumentov in izdelava popisa spisa za posamezno javno naročilo. Z uvedbo sistema eJN, smo skrajšali čas izvedbe javnega naročila, saj se vsi dokumenti potrjujejo elektronsko v sistemu ODOS.

Seveda sta modula naročilnice in pogodbe, ki nastaneta ob koncu javnega naročila, povezana tudi s finančno aplikacijo podjetja Cadis, ki skrbi za naše finančno poslovanje. S tem pravočasno nastanejo predobremenitve, ki jih referenti zaprejo s prejetimi računi.

V ODOSU imamo urejeno tudi povezavo z geografsko-informacijskim sistemom PISO. Izvedeno imamo tudi črpanje podatkov iz baze CRP, seveda skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov. 

ODOS je dejansko naša ENOTNA vstopna točka. To pomeni, da pri nas kot glavni sistem uporabljamo ODOS. Uporabnik se prijavi v sistem ODOS in od tam dostopa do podatkov, ki jih nudi PISO, eJN, finančna aplikacija, Kronos, … Uporabniku se, za dostop do ostalih podatkov, ni potrebno izpisati iz ODOS-a in vpisati v drug sistem, ampak do vseh povezanih aplikacij dostopamo preko ODOS-a.

Potrjevanje posameznih dokumentov se izvaja precej hitreje, kot se je v času, ko so dokumenti krožili fizično od referenta, do vodje in nato do direktorja ali župana. Referenti so postali nad sistemom navdušeni saj jih sistem vodi čez celoten postopek. Ugotovili so tudi, da se v sistemu ODOS popravki izvajajo sproti elektronsko in se natisne samo končna veljavna verzija dokumentov. S čimer smo prihranili pri uporabi tiskalnikov, papirja in časa, ki ga je referent porabil za ta dela (tiskanje, izvajanje pregledovanja, ponovno tiskanje popravkov in fizično podpisovanje dokumentov).

Glede na vse zgoraj navedeno pa nikakor ne smemo pozabiti izredno pomembne funkcionalnosti sistema ODOS in sicer urejanja pooblastil za čas odsotnosti. Glavna pisarna je navdušena nad urejanjem in oddajanjem pooblastil. S pooblastili lahko rešimo marsikatero težavo, saj lahko na ta način rešujemo zadeve referentov, ki so odsotni (dopusti, bolniške,…), zadeve pa morajo biti nujno urejene in jih po pooblastilu lahko uredi namestnik.

ODOS nam omogoča optimizacijo delovnih procesov, nadzor nad delom in poslovanjem, urejen arhiv in celovito evidenco. Sistem ODOS je certificiran, zato nam je omogočen tudi prenos gradiv v dolgoročno eHrambo.«

Ksenija Dren, Služba za Informatiko in glavno pisarno, Mestna občina Velenje