Modul za vodenje nabavnega postopka omogoča, da ves proces nabave v celoti vodite elektronsko. 

Proces je voden od nabavne potrebe, preko izbire nabavnega postopka, vrste nabave, do priprave povabil k oddaji ponudbe. Ob prejemu ponudb se le-te zavedejo v ODOS ter povežejo z nabavno potrebo in postopkom ocenjevanja ponudb, do izbire ustrezne ponudbe. Nato se kreira sklep o izbiri ponudnika, oblikujejo se obvestila izbranim in neizbranim ponudnikom. 

Ves čas izvajanja postopka, je zagotovljena revizijska sled, verzioniranje dokumentov in zgodovina dela pri zadevi in dokumentu. Vsi procesi pa se izvajajo elektronsko, z elektronskim potrjevanjem ali podpisovanjem. 

Prednosti:

  • vsi procesi se izvajajo elektronsko, z elektronskim potrjevanjem in podpisovanjem;
  • zagotovljeni so: preglednost, sledljivost, zakonska skladnost in nadzor nad izvedbo nabavnega postopka;
  • pošiljanje nabavnih dokumentov je avtomatizirano;
  • zagotovljeni so: revizijska sled, verzioniranje dokumentov in vpogled v zgodovino dela;
  • vsi dokumenti nabavnega postopka so vedno na razpolago

Zavezancem po ZJN smo omogočili tudi povezavo z aplikacijo za izvedbo in vodenje javnih naročil – eJN. Uspešno smo se povezali s podjetjem JHP d.o.o., in tako v ODOS-u omogočili tudi vodenje javnih naročil skladno z zakonodajo na področju javnega naročanja. Povezava ODOS ‒ eJN omogoča postopkovno in pravno strokovno vodenje postopka javnega naročanja. Tako se lahko ukvarjate z vsebino javnih naročil, in ne z zakonodajo, in s tem zagotovite potrebno transparentnost in gospodarnost v procesu javnega naročanja. Dokumenti, ki nastajajo v procesu javnega naročanja, se potrjujejo in pošiljajo iz ODOS-a, beleži se zgodovina in zagotavlja revizijska sled v ODOS-u. Omogočeno je tudi arhiviranje dokumentov. Pomembno za uporabnike je, da vstopajo in delajo z aplikacijo eJN preko enotne vstopne točke, ki jo predstavlja ODOS.

Funkcionalnosti

  • proces je voden od nabavne potrebe, izbire nabavnega postopka, vrste nabave, priprave povabil k oddaji ponudbe, do sprejema in ocenitve ponudb,  sklepa o izbiri, priprave obvestila ponudnikom ter izdaje naročilnice oziroma pogodbe;
  • evidentirane ponudbe se samodejno vpišejo v knjigo prejete pošte in povežejo na zadevo;
  • omogočeno je tiskanje potrdil o prejemu ponudbe, vodenje odpiranja ponudb, izdelava zapisnika o odpiranju ponudb ter ocenitev ponudb po nastavljivem delotoku;
  • podpreti je mogoče različne delotoke glede na tip nabave (material, storitve, oprema) ali na vrsto postopka;
  • zagotovljena je podpora za dodatno potrditev posebnih vrst nabave;
  • možnost nastavitve večjezičnih predlog povpraševanja, samodejna priprava dokumentov ter možnost dodajanja in pošiljanja prilog;
  • obveščanje ključnih uporabnikov o odobreni nabavi, spremljanje realizacije ter obveščanje o zapadlosti nabavnih in pogodbenih rokov;
  • omogočeno je urejanje nabavnih pogodb in naročilnic, lahko pa se odločite tudi za samostojni modul Pogodbe, s katerim boste lahko urejali tudi druge vrste pogodb;
  • omogočeno je ocenjevanje dobaviteljev ter spremljanje zagotavljanja statusa ekskluzivnega dobavitelja;
  • dokumenti, ki nastajajo v postopku nabave, se lahko pošiljajo iz ODOSa preko modula Vhodna, izhodna in interna pošta;
  • kot dodatna funkcija je mogoča tudi povezava z ERP oziroma s finančno aplikacijo.