Modul Odsotnosti je namenjen evidentiranju različnih vrst odsotnosti zaposlenih. Zagotavlja celovito in enostavno planiranje, upravljanje, odobravanje, pregled in analizo delovnega časa. Tako imate v koledarju vedno na voljo natančen pregled prisotnosti in napovedanih odsotnosti. S tem je zagotovljena tudi ustrezna kakovost podatkov, ki služijo kot osnova za obračun plač.

Preko vnosa preprostih elektronskih obrazcev omogoča zaposlenim enostavno oddajo obrazcev za razne odsotnosti, nadrejenim pa elektronsko odobritev. Posledično zagotavlja natančen in ažuren vpogled v odsotnosti v koledarju, kar olajša planiranje delovnih procesov in nadzor nad odsotnostmi. 

Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje prisotnosti (Špica, Kronos ...), lahko pa tudi brez njega. Kontrolna povezava z modulom Potni nalogi poskrbi, da se potni nalogi in druge odsotnosti ne prekrivajo.

Prednosti:

  • zmanjšanje ročnega spremljanja prisotnosti;
  • elektronsko evidentiranje prisotnosti in odsotnosti;
  • hitro in enostavno izpolnjevanje obrazcev za odsotnosti (plan dopustov, redni in izredni dopust, dovolilnica za izhod, bolniška odsotnost ...);
  • zaposleni imajo ažuren vpogled v svoje podatke, nadrejeni pa v podatke vseh zaposlenih (odsotnosti, dopusti, prihod, odhodi ...);
  • večja natančnost podatkov.

Funkcionalnosti

  • enostaven pregled, spremljanje in nadzor prisotnosti in odsotnosti vsakega zaposlenega;
  • vsi obrazci se izpolnjujejo in potrjujejo v elektronski obliki. Obrazce izpolnjujejo zaposleni, na katere se odsotnost nanaša ali njihovi nadrejeni. Odobravanje pa poteka po dogovorjenem delotoku;
  • možnost vnosa rednih, izrednih, plačanih in neplačanih odsotnosti po zakonodaji in kolektivnih pogodbah;
  • enostavno izpolnjevanje predpripravljenih elektronskih obrazcev: plan dopustov, redni in izredni dopust, dovolilnica za izhod, bolniške odsotnosti (bolniški list) ipd.;
  • urejanje koledarja planiranih dopustov;
  • določitev poti potrjevanja in zahtevanje dokumentacije na nivoju posameznega tipa odsotnosti;
  • zagotavljanje natančnosti podatkov, ki služijo kot osnova za obračun plač, brez dodatnih in zamudnih ročnih kontrol;
  • natančno spremljanje podatkov o preostalem dopustu, kompenzacijah ur, nadur v sistemu za beleženje prisotnosti;
  • redna kontrola podatkov, opozorila in možnost ustrezne rešitve zaznanih anomalij;
  • redna kontrola koriščenja odobrenih odsotnosti in naknadnih potrditev v primeru sprememb koriščenja; 
  • različni pogledi evidentiranih podatkov (zaposleni, oddelek, skupni ...);
  • pravočasno obveščanje zaposlenih o preostalem dopustu in morebitni zapadlosti dopusta in kompenzacijskih ur (po elektronski pošti, sms-ju, pri nadrejenih ...);
  • omejitve koriščenja posameznega tipa odsotnosti;
  • vpogled v zgodovino odsotnosti posameznega zaposlenega  ter trenutno stanje dopusta in ur.