V sklopu sistema ODOS smo razvili tudi modul Pogodbe, ki omogoča spremljanje evidence pogodb od vnosa, elektronskega usklajevanja, parafiranja, do vodenja podpisa pogodbe in spremljanja izvedbe.

V procesu usklajevanja in potrjevanja pogodb podpisnikom praviloma ni potrebno pregledovati celotne pogodbe, saj so vsi komentarji pregledovalcev razvidni s spremnega lista pogodbe, ki spremlja pogodbo. Omogočeno je hkratno pregledovanje  pogodbe s strani vseh potrjevalcev in parafiranje pogodbe ob potrditvi.

Nosilec pogodbe je o poteku usklajevanja in potrjevanja pogodbe obveščen kar po elektronski pošti. Omogočeno je  tudi nastavljanje raznih opomnikov. Tako je skrbnik pogodbe, preko elektronske pošte, avtomatsko obveščen o usklajevanju in potrjevanju pogodbe ter podpisu ali prenehanju veljavnosti pogodbe. 

V primeru povezav s finančno aplikacijo je omogočen pregled predobremenitev ter črpanje vrednosti proračunskih postavk in spremljanje realizacije posamezne postavke. Tako je skrbniku in drugim odgovornim osebam omogočen vpogled v stanje postavke, brez dodatnega prijavljanja v finančno aplikacijo ali celo iskanja podatkov po finančnih oddelkih.

Vsak skrbnik lahko vsak trenutek dostopa do vseh svojih pogodb v elektronski obliki glede na status (v pripravi, podpisana ali zaključena).

Omogočeno je tudi hitro in enostavno iskanje po podatkih pogodbe (partner, datum, status reševanja, skrbnik pogodbe).

Prednosti:

  • celovito spremljanje evidence, vsebine, poti potrjevanja in izvajanja pogodbe;
  • elektronsko usklajevanje in hkratno pregledovanje vseh potrjevalcev preko sistema;
  • parafiranje pogodbe ob potrditvi (lepljenje parafov);
  • generiranje spremnega lista pogodbe s komentarji pregledovalcev;
  • samodejno obveščanje o fazah/statusu, v katerem se pogodba nahaja (v pripravi, podpisana, zaključena);
  • nastavljanje raznih opomnikov
  • spremljanje in zaključevanje pogodb;
  • hitro in enostavno iskanje po podatkih iz pogodbe.


Če ste zavezani ZJN, so zakonodajne zadeve upoštevane. V povezavi z modulom Pogodbe smo zavezancem po ZJN omogočili tudi povezavo s strokovno vodeno in pravno strokovno podprto aplikacijo za izvedbo in vodenje javnih naročil  eJN.

Funkcionalnosti

  • pregledovanje pogodbe v elektronski obliki pri vseh pregledovalcih poteka sočasno, s čimer je zagotovljen hitrejši proces usklajevanja pogodbe in v celoti odpravljena možnost morebitne izgube dokumenta;
  • vpisane opombe na spremnem listu so vidne vsem pregledovalcem in končnim podpisnikom;
  • omogočeno je nastavljanje raznih opomnikov;
  • omogočena je dopolnitev oz. sprememba vsebine pogodbe skladno z opombami na spremnem listu in možnost ponovnega pregleda oz. usklajevanja;
  • zagotovljeno je hitro in enostavno iskanje po podatkih pogodbe (partner, datum, status reševanja, skrbnik pogodbe ...);
  • skeniranje podpisane pogodbe skupaj s spremnim listom poskrbi za avtomatski zajem pogodbe  v sistem ODOS (nova verzija pogodbe);
  • možen je zajem spremne dokumentacije (dopisi, bančne garancije, izjava o lastništvu dobavitelja, zavarovanja ...);
  • zagotovljeni sta ažurna evidenca in vpogled v pogodbe glede na status (v pripravi, podpisana, zaključena);
  • v primeru povezav s finančno aplikacijo se lahko v ta modul prenašajo tudi proračunske postavke, preobremenitve in poraba;
  • omogočena je možnost zaključevanja pogodbe in ocenjevanja dobavitelja.