Modul Standardi kakovosti podpira vodenje dokumentacije, ukrepov in regulativne dokumentacije za različne vrste standardov kakovostiTako postane priprava, uvedba in izvajanje standardov za kakovostno izvajanje procesov enostavno in dosegljivo vsem v organizaciji. Hkrati pa je omogočeno takojšnje ukrepanje in sprožanje ter izvajanje ukrepov v primeru odstopanj od standardov.


Organizacijam pomaga vzpostaviti postopke, ki so pomembni za uspešno poslovanje:
  • pregled nad regulativno dokumentacijo  (zakonodajne in druge pravne podlage, ki vplivajo na poslovanje in vodenje procesov);
  • vodenje dokumentacije v zvezi s standardi kakovosti (obrazci, pravilniki ...);
  • obvladovanje ukrepov, ki vplivajo na kakovost poslovanja in jih sprožimo, če odstopamo od standarda. Ukrepi se ne nanašajo zgolj na standarde kakovosti, temveč se nanašajo na vse procese, ki vplivajo na kakovost poslovanja.
Organizacijam je modul v pomoč pri:
  • vzpostavitvi poslovanja skladno s standardi in internimi pravili;
  • zagotavljanju kakovosti izvajanja procesov;
  • poenostavitvi in večji preglednosti pravilnikov.

Prednosti:

  • vodenje dokumentacije v elektronski obliki in ohranjanje verzij oziroma izdaj;
  • ni več potrebe po papirnem arhivu;
  • preglednost – vsi pomembni standardi in pravilniki so zbrani na enem mestu;
  • hitro in enostavno iskanje po vsebini, opisih, datumih ...;
  • zagotovitev kakovostnega izvajanja procesov;
  • tri-nivojska revizijska sled beleži vso zgodovino posegov oziroma sprememb na dokumentu ali zadevi;
  • postopek vodenja dokumentacije, vezane na standarde kakovosti, se avtomatizira, pohitri in možnost napak se znatno zmanjša;
  • povečanje uspešnosti poslovanja.


Funkcionalnosti

Regulativna dokumentacija:

  • vnos zakonov, predpisov in notranjih pravilnikov ter spremljanje sprememb;
  • odgovorne osebe lahko skrbijo za ažurno osveževanje vsebine, ki je takoj dostopna vsem v organizaciji;
  • samodejno opozarjanje na ključne datume.

Vodenje dokumentacije:

  • direktno urejanje dokumentov neposredno iz sistema ODOS;
  • voden postopek spreminjanja, odobritve in izdaje (preko delotoka);
  • elektronska odobritev verzije ali izdaje;
  • stara dokumentacija ostane nespremenjena, ohranijo se vse pretekle verzije (samodejno verzioniranje dokumentov);
  • nove spremembe se vodijo preko sistema ODOS (prilagoditev internih pravil in oblike dokumentov);
  • za obveščanje zaposlenih se generira avtomatična pretvorba dokumenta iz Worda v PDF.

Ukrepi:

  • se lahko vodijo za vse procese, ki vplivajo na kakovost poslovanja;
  • omogočena je prijava neskladnosti ali izboljšav v procesih, ki vplivajo na kakovost poslovanja;
  • postopek je voden in nadzorovan z več-nivojsko kontrolo izvedbe;
  • delotok je ustrezen standardu, kot se opredeli v internih pravilih in se prilagaja glede na način reševanja;
  • obrazec za prijavo ukrepa je nastavljiv, izbira lastnika je avtomatska (v kolikor je le-ta izbran);
  • za vse ukrepe v teku lahko nadzor nad prijavami vršimo preko seznama prijav ali preko analize.