Modul Upravno poslovanje z vhodno, izhodno in interno pošto je osnovni modul sistema ODOS. Odlikuje ga vrsta funkcionalnosti, ki razbremenijo delo v celotni organizaciji.

Nudi vam enostavno in pregledno rešitev za zajem, klasificiranje in distribucijo klasične in elektronske vhodne pošte, reševanje in zaključevanje zadev po upravnem postopku, beleženje vseh tipov dokumentov v izbrano zadevo po ustreznem zaporedju ter pošiljanje izhodne in interne pošte. Uporabnikom omogoča vpogled, reševanje in iskanje po dokumentih, do katerih imajo uporabniki vpogled oziroma so jim bili dodeljeni v reševanje. Zagotavlja tudi  elektronsko arhiviranje in odbiranje ustrezno zaključenih zadev glede na roke hrambe, stopnje tajnosti in vrste gradiva (arhivsko ali trajno gradivo).

Zagotavlja poslovanje skladno z Zakonom o upravnem poslovanju (ZUP) ter drugimi predpisi in zahtevami poslovanja.

Prednosti:

  • enostavna uporaba;
  • večja preglednost poslovanja;
  • hitrejša obdelava in prihranek časa;
  • revizijska sled (na dokumentu, zadevi in postopku);
  • stalna skladnost z zakonodajo (ZUP);
  • znatno zmanjšanje možnosti napak;
  • hiter in varen dostop do želenih dokumentov;
  • povezovanje z drugimi sistemi in aplikacijami (GIS, eJN, finančne aplikacije ...).

Funkcionalnosti

  • enostavno, pregledno in zanesljivo zajemanje in klasificiranje vhodne pošte (klasične pošte, elektronske pošte in eRačunov) s črtno ali QR kodo ter dodajanje na dokumente ali zadeve;
  • distribucija in obdelava eksterne in interne pošte;
  • elektronsko vodenje knjige prejete in poslane pošte (popis oddanih pošiljk);
  • pregledno beleženje vseh tipov dokumentov po ustreznem zaporedju v izbrano zadevo;
  • klasificiranje in evidentiranje zadev skladno z zakonskimi določili, tiskanje ovoja zadeve, preusmeritev, predaja in zaključevanje zadev;
  • masovni zajem papirnih dokumentov (skeniranje) in klasifikacija z uporabo črtnih ali QR kod omogočata hiter in enostaven zajem velikega števila dokumentov;
  • reševanje in zaključevanje zadev skladno z ZUP;
  • vpogled, reševanje in zaključevanje dokumentov in zadev,  skladno z upravnim postopkom in dodeljenimi pravicami na ravni organizacije; 
  • posredovanje zadev v reševanje po signirnem načrtu ter elektronsko podpisovanje in odobravanje;
  • elektronsko vodenje evidenc, zbirk, izposoje, izločanja skladno z zakonskimi določili (pošta, eRačuni, elektronska pošta);
  • omogočenih je več načinov distribucije dokumentov pooblaščenim osebam in spremljanje reševanja zadev (izbira tipa postopka, obveščanje o poteku roka zadev ...);
  • samodejno generiranje dokumentov (uradni zaznamek, potrdilo o oddaji vloge, povabilo k dopolnitvi vloge ...);
  • samodejno obveščanje uporabnikov o poteku rokov zadev;
  • celovito vodenje blagajne taks (blagajniški dnevniki, prenosi, izdatki ...);
  • tiskanje kuvert, vročilnic in povratnic  (vključno s črtnimi kodami Pošte Slovenije);
  • elektronsko arhiviranje in odbiranje ustrezno zaključenih zadev (roki hrambe, arhivsko oziroma trajno gradivo);
  • hitro iskanje lastnih zadev in dokumentov po različnih kriterijih, tudi po vsebini in metapodatkih;
  • generiranje letnih poročil (A1, B1 ...) in analiz  (omogočen je izvoz seznamov v Excel ali PDF datoteko), ki lahko bistveno pripomorejo k odpravi ozkih grl.