Modul Vhodna, izhodna in interna pošta je osnovni modul sistema ODOS, ki s svojimi funkcionalnostmi razbremeni delo v celotni organizaciji. 

Omogoča zajem vseh tipov dokumentov: elektronske pošte, papirne dokumentacije in pošte ter eračunov. 

Nudi vam enostavno in pregledno rešitev za zajem, klasificiranje in distribucijo klasične in elektronske vhodne pošte, reševanje in zaključevanje zadev, beleženje vseh tipov dokumentov v izbrano zadevo po ustreznem zaporedju ter pošiljanje izhodne in interne pošte. Uporabnikom omogoča vpogled, reševanje in iskanje po dokumentih, do katerih imajo vpogled oziroma so jim bili dodeljeni v reševanje. Zagotavlja tudi  elektronsko arhiviranje in odbiranje ustrezno zaključenih zadev glede na roke hrambe, stopnje tajnosti in vrste gradiva (arhivsko ali trajno gradivo).

Prednosti:

  • večja preglednost poslovanja;
  • enostavna uporaba;
  • revizijska sled (na dokumentu, zadevi in postopku);
  • hitrejša obdelava in prihranek časa;
  • znatno zmanjšanje možnosti napak;
  • hiter in varen dostop do želenih dokumentov.

Funkcionalnosti

  • enostavno, pregledno in zanesljivo zajemanje in klasificiranje vhodne pošte (klasične pošte, elektronske pošte in eRačunov) s črtno ali QR kodo ter dodajanje na dokumente ali zadeve;
  • distribucija in obdelava eksterne in interne pošte;
  • elektronsko vodenje knjige prejete in poslane pošte (popis oddanih pošiljk);
  • pregledno beleženje vseh tipov dokumentov po ustreznem zaporedju v izbrano zadevo;
  • evidentiranje in reševanje zadev skladno z zakonskimi določili ter preusmeritev, predaja in zaključevanje zadev;
  • klasificiranje dokumentov po veljavnem klasifikacijskem načrtu;
  • hiter in varen vpogled, reševanje in iskanje po dokumentih in zadevah, skladno z dodeljenimi pravicami na ravni organizacije;
  • posredovanje zadev v reševanje po signirnem načrtu ter elektronsko potrjevanje in podpisovanje dokumentov;
  • elektronsko vodenje evidenc, zbirk, izposoje, izločanja skladno z zakonskimi določili (pošta, eRačuni, elektronska pošta);
  • masovni zajem papirnih dokumentov (skeniranje) in klasifikacija z uporabo črtnih ali QR kod omogočata hiter in enostaven zajem velikega števila dokumentov;
  • omogočenih je več načinov distribucije dokumentov pooblaščenim osebam in spremljanje reševanja zadev (izbira tipa postopka, obveščanje o poteku roka zadeve ...);
  • samodejno generiranje dokumentov (uradni zaznamek, potrdilo o oddaji vloge, povabilo k dopolnitvi vloge ...);
  • omogočeno je določanje rokov in prioritet reševanja ter obveščanje uporabnikov o poteku dogovorjenih rokov;
  • tiskanje kuvert, vročilnic in povratnic  (vključno s črtnimi kodami Pošte Slovenije);
  • elektronsko arhiviranje in odbiranje ustrezno zaključenih zadev (roki hrambe, arhivsko oziroma trajno gradivo);
  • hitro iskanje lastnih zadev in dokumentov po različnih kriterijih, tudi po vsebini in metapodatkih;
  • generiranje letnih poročil (A1, B1 ...) in analiz, ki lahko bistveno pripomorejo k odpravi ozkih grl.