Elektronska hramba arhivskega in dokumentarnega gradiva je postala nuja. Vse to pa narekuje pripravo notranjih pravil za javnopravne osebe (18. člen ZVDAGA) in njihovo potrditev pri Arhivu RS (19. člen ZVDAGA).

Zelo pomembno se nam zdi, da vam sistem ODOS ponudimo skupaj s spremljevalnimi storitvami. Ker iz lastnih izkušenj vemo, da je priprava notranjih pravil precej obsežna ter zahteva temeljito poznavanje področja, smo se samoiniciativno angažirali v želji, da vam čim bolj poenostavimo in pocenimo celoten postopek njihove priprave, in vam tako pomagamo pri uresničevanju vaših obveznosti in ciljev. 

Ključne značilnosti notranjih pravil za uporabnike sistema ODOS:

  • prilagojena uporabnikom sistema ODOS;
  • v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje;
  • so tehnološko podprta s posebno aplikacijo in natančnimi navodili za urejanje vsebine.

Poskrbimo lahko tudi za varno in zakonsko skladno hrambo arhivskega in dokumentarnega gradiva pri akreditiranih ponudnikih eHrambe.

Zakaj potrebujete notranja pravila


Po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) mora organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom in vsemi njegovimi dopolnitvami.
 
Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil. 

Kaj so notranja pravila


Notranja pravila so pravila, ki jih kot svoj interni pravni akt sprejme pravna oseba glede ureditve spremljevalnih storitev in hrambe svojega gradiva v digitalni obliki. 

  • Notranja pravila so temeljni notranji akt, ki ureja sodobno in z zakonodajo skladno področje upravljanja z dokumentnim in arhivskim gradivom. 
  • Zahtevajo transparentne in popisane procese dela ter ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost dokumentarnega in arhivskega gradiva v vseh oblikah. 
  • Opisujejo glavna področja posameznega procesa (zajem, pretvorba, hramba, roki hrambe in uničenje gradiva), pri čemer je pomembna certifikacija storitev in opreme s strani Arhiva RS
  • Določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov. 
  • Določajo proces izobraževanj s področij digitalizacije in arhiviranja. 
  • Omogočajo učinkovit nadzor nad izvajanjem pravil, ki ga bo v veliki meri prevzel sistem ODOS. 
Priporočila za izdelavo notranjih pravil:

  • notranja pravila naj vključujejo vse že izdelane relevantne interne akte organizacije (politike, pravilnike, operacijske predpise ...);
  • za kontrolo izpolnjevanja zahtev zakonodaje, izpolnite tudi polja “sklic” v ETZ, ki jih nato oddate skupaj z notranjimi pravili Arhivu RS v presojo v postopku potrditve;
  • notranja pravila zberejo vse, kar je že urejeno in uredijo tisto, česar še ni, a je pomembno za izpolnjevanje zahtev zakonodaje;
  • naj bodo jasna navodila za izvajanje digitalizacije in eHrambe gradiva;
  • osredotočimo se na popis ključnih postopkov in sistemov, v katerih so dokumenti;
  • če ima morda organizacija že certifikate ISO 9001, 27001..., se njihove kopije priložijo notranjim pravilom, v katerih uredimo sklic nanje.
Cilj priprave na notranja pravila je ugotoviti:

  • kakšno gradivo nastaja pri vašem poslovanju;
  • kako z njim upravljate;
  • kakšne so pravne in poslovne zahteve, ki jih morate pri tem izpolnjevati;
  • kakšno opremo uporabljate za upravljanje z gradivom (računalniki, strežniki, skenerji ...);
  • kako boste vzpostavili sistem za zajem in hrambo gradiva;
  • katere storitve boste prepustili v izvajanje zunanjim izvajalcem;
  • katere organizacijske spremembe boste morali izvesti;
  • kakšne prednosti vam bo prinesla uvedba sistema zajema in hrambe;
  • kakšnim tveganjem boste pri tem izpostavljeni.