Prehod na dolgoročno eHrambo javnopravnim osebam narekuje sprejem in potrditev notranjih pravil  (18. in 19. člen ZVDAGA).

V podjetju PIA d.o.o. želimo sistem ODOS ponuditi skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (v nadaljevanju VNP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. VNP-ODOS so potrjena s strani Arhiva RS.

Postopek priprave notranjih pravil smo tudi tehnološko podprli s posebno aplikacijo in vam s tem pripravo in personalizacijo NP-ODOS močno olajšali.  Uredili smo jo tako, da vam omogoča enostavno personalizacijo oziroma prilagoditev notranjih pravil vašemu poslovanju, hkrati pa vam omogoča, da lahko imate na enem mestu shranjene vse dokumente, ki se kakorkoli nanašajo na notranja pravila vaše organizacije.

Aplikacija vas bo vodila in s pomočjo natančnih navodil usmerjala v tistih delih, kjer morate notranja pravila prilagoditi vašemu poslovanju. V kolikor imate v organizaciji urejene vse dokumente, na katere se boste sklicevali, s personalizacijo VNP-ODOS ne boste imeli veliko dela.

Ključne značilnosti vzorčnih notranjih pravil za občine, uporabnice sistema ODOS:

  • prilagojena so občinam, uporabnicam sistema ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja;
  • v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje;
  • vsebujejo že popisane procese poslovanja skladno skladno z uporabo sistema ODOS in uredbami, ki urejajo poslovanje občin,  minimalnimi standardi glede informacijske varnosti ipd.;
  • poskrbljeno je za njihovo redno osveževanje v primeru sprememb zakonodaje;
  • so tehnološko podprta s posebno aplikacijo, natančnimi navodili za prilagoditev vsebine vašemu poslovanju in video vodičem;
  • v primeru sprememb v poslovanju je omogočena neomejena možnost popravkov VNP-ODOS, nova verzija dokumenta se avtomatično ustrezno oštevilči (verzionira).
Poskrbimo lahko tudi za varno in zakonsko skladno hrambo arhivskega in dokumentarnega gradiva pri akreditiranih ponudnikih eHrambe.

Prevzem vzorčnih notranjih pravil VNP-ODOS


Ponudba vzorčnih notranjih pravil NP-ODOS vključuje:

  • prevzem prve verzije vzorčnih notranjih pravil (VNP-ODOS) za občine, ki uporabljajo sistem ODOS in vzorčnega Poročila priprav na zajem in hrambo gradiva, ki nastaja v občinah.  V teh dokumentih so že popisani procesi poslovanja skladno z uredbami, ki urejajo poslovanje občin, uporabnic sistema ODOS, minimalni standardi glede informacijske varnosti ipd.  Skratka vsebina je prilagojena vsem velikostim občin, ne glede na to, koliko že ima občina poslovanje urejeno z internimi akti.
  • brezplačen prevzem vseh osveženih verzij vzorčnih notranjih pravil, v primeru sprememb zakonodaje, v času trajanja pogodbe. Ažurno vas bomo obveščali o novih verzijah, da jih boste lahko pravočasno prevzeli. Številčenje verzij se izvaja samodejno.
  • dostop do aplikacije za izvedbo personalizacije VNP-ODOS z natančnimi navodili. Aplikacija vas vodi in s pomočjo navodil usmerja v tistih delih, kjer morate notranja pravila prilagoditi vašemu poslovanju. Vsebino boste prilagodili (personalizirali) samo v točkah, ki se nanašajo na vaše poslovanje. Vsa ostala vsebina je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljajo sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. V veliko pomoč pri prilagoditvi vam bodo podrobna navodila. Za lažje delo je v aplikaciji na voljo tudi video vodič s podrobnimi navodili za delo.
  • neomejena možnost za urejanje personaliziranih poglavij VNP-ODOS. V primeru sprememb v vašem poslovanju, ki bodo vplivale na zapis v VNP-ODOS, vam nudimo neomejeno možnost popravkov. Nova verzija dokumenta se bo avtomatično ustrezno oštevilčila (verzionirala).
  • v vašem imenu obvestimo Arhiv RS o vašem prevzemu VNP-ODOS.
  • 3 ure vsebinskega svetovanja pri personalizaciji.

Svetovanje s področja informacijskega prava in informacijske varnosti (neobvezno)

Proti dodatnemu plačilu vam omogočamo tudi storitev dodatnega svetovanja s področij informacijskega prava in informacijske varnosti.


Uporabniška pomoč pri izdelavi VNP-ODOS (neobvezno)

Proti dodatnemu plačilu vam lahko omogočimo dodatno tehnično in uporabniško pomoč pri uporabi aplikacije za izdelavo VNP-ODOS.

Zakaj potrebujete notranja pravila


Po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) mora organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom in vsemi njegovimi dopolnitvami.
 
Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil. 

Kaj so notranja pravila


Notranja pravila so pravila, ki jih kot svoj interni pravni akt sprejme pravna oseba glede ureditve spremljevalnih storitev in hrambe svojega gradiva v digitalni obliki. 

  • Notranja pravila so temeljni notranji akt, ki ureja sodobno in z zakonodajo skladno področje upravljanja z dokumentnim in arhivskim gradivom. 
  • Zahtevajo transparentne in popisane procese dela ter ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost dokumentarnega in arhivskega gradiva v vseh oblikah. 
  • Opisujejo glavna področja posameznega procesa (zajem, pretvorba, hramba, roki hrambe in uničenje gradiva), pri čemer je pomembna certifikacija storitev in opreme s strani Arhiva RS
  • Določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov. 
  • Določajo proces izobraževanj s področij digitalizacije in arhiviranja. 
  • Omogočajo učinkovit nadzor nad izvajanjem pravil, ki ga bo v veliki meri prevzel sistem ODOS. 
Priporočila za izdelavo notranjih pravil:

  • osredotočimo se na popis ključnih postopkov in sistemov, v katerih so dokumenti;
  • notranja pravila naj vključujejo vse že izdelane relevantne interne akte organizacije (politike, pravilnike, operacijske predpise ...);
  • notranja pravila zberejo vse, kar je že urejeno in uredijo tisto, česar še ni, a je pomembno za izpolnjevanje zahtev zakonodaje;
  • naj bodo jasna navodila za izvajanje digitalizacije in eHrambe gradiva;
  • če ima morda organizacija že certifikate ISO 9001, 27001..., se njihove kopije priložijo notranjim pravilom, v katerih uredimo sklic nanje.
Cilj priprave na notranja pravila je ugotoviti:

  • kakšno gradivo nastaja pri vašem poslovanju;
  • kako z njim upravljate;
  • kakšne so pravne in poslovne zahteve, ki jih morate pri tem izpolnjevati;
  • kakšno opremo uporabljate za upravljanje z gradivom (računalniki, strežniki, skenerji ...);
  • kako boste vzpostavili sistem za zajem in hrambo gradiva;
  • katere storitve boste prepustili v izvajanje zunanjim izvajalcem;
  • katere organizacijske spremembe boste morali izvesti;
  • kakšne prednosti vam bo prinesla uvedba sistema zajema in hrambe;
  • kakšnim tveganjem boste pri tem izpostavljeni.