Novice

Vzorčna notranja pravila ODOS so potrjena

Z velikim veseljem vam sporočamo, da je Arhiv RS potrdil Vzorčna notranja pravila ODOS za občine, uporabnice sistema ODOS.

 

V začetku septembra bomo ponovno organizirali delavnico, na kateri bomo podrobno predstavili vsebino VNP-ODOS, način njihovega prevzema ter personalizacije.

Uspešno smo podaljšali certifikat sistema ODOS

Z veseljem vam sporočamo, da smo ponovno uspešno prestali revizijo za certifikacijo sistema ODOS pri Arhivu RS.

ODOS je pri Arhivu RS certificiran kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in kot tak izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v eHrambo!

Takoj, ko prejmemo uradno potrdilo o podaljšani certifikaciji, ga bomo objavili na naši spletni strani.

S sistemom ODOS tudi izven meja Slovenije

V torek, 16. maja 2017 smo sistem ODOS uspešno predstavili tudi občinam iz Bosne in Hercegovine. ODOS konferenca je potekala v prostorih Veleposlaništva Republike Slovenije v Sarajevu. Udeležilo se jo je lepo število udeležencev iz različnih občin v BiH, katerim smo, skupaj z našo partnersko občino Novi Grad Sarajevo, prestavili predloge in rešitve za digitalno preobrazbo poslovanja, s poudarkom na Upravnem postopku in Projektnem vodenju.

Pri vzpostavitvi stikov z občinami v Bosni in Hercegovini in pri sami organizaciji konference, smo bili s strani Veleposlaništva Republike Slovenije v Sarajevu deležni maksimalne podpore in pomoči, za kar smo jim neizmerno hvaležni.

Zelo smo se razveselili tudi pozitivnega odziva s strani udeležencev, s katerimi smo stkali obetavne poslovne vezi, kar nas je spodbudilo k odločitvi, da se občinam v Bosni in Hercegovini prihodnje leto ponovno predstavimo.


ODOS ima vse več zadovoljnih uporabnikov

Minuli meseci so bili za naše podjetje PIA d.o.o. precej produktivni, saj smo pridobili številne nove uporabnike sistema ODOS, posodobili njegov izgled in delo z njim še dodatno poenostavili s številnimi novostmi. Kmalu pa bomo sistemu dodali tudi dva nova modula – Sestanki in Projektno vodenje.

V zadnjih dveh mesecih smo dobrodošlico v ODOS-u izrekli kar osmim organizacijam in sicer občinam: Ig, Duplek, Log-Dragomer, Brda, Križevci, Kobarid ter Zavodu za izobraževanje in kulturo Črnomelj in Ljudski univerzi Kočevje. Poglejte si tudi druge reference.

Pri sistemu ODOS se zgodba namreč ne zaključi le pri upravnem poslovanju. Namen sistema je voditi celotno dokumentacijo organizacije v elektronski obliki (potni nalogi, dopusti, pogodbe, naročilnice, javno naročanje, plani izobraževanj, zapisniki sestankov, projektno vodenje ...) preko enotne vstopne točke.

Zagotovo poznate težave, ki nastajajo ob vodenju poslovanja v različnih aplikacijah (račune v finančni aplikaciji, javna naročila v drugi aplikaciji, upravno poslovanje v tretji aplikaciji, Geografsko-informacijske sisteme spet v naslednji …). S sistemom ODOS  se temu izognete, saj omogoča povezovanje obstoječih aplikacij v organizaciji, zato vanje vstopate preko enotne vstopne točke, ki jo predstavlja ODOS. Omogoča tudi centralno vodenje potrjevanja in podpisovanja celotne dokumentacije. Tako imate vse dokumente zbrane na enem mestu – v sistemu ODOS, njegovo povezovanje z drugimi aplikacijami pa omogoča zelo enostavno delo z visoko stopnjo preglednosti in zanesljivosti. Sistem ODOS lahko tako prevzame vlogo centralnega sistema v organizaciji, ki s povezovanjem in optimizacijo močno poenostavi delo zaposlenim

POMEMBO - sistem ODOS je certificiran pri Arhivu RS in izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v dolgoročno eHrambo. Prenos gradiva v dolgoročno eHrambo namreč zahteva uporabo certificirane programske in strojne opreme.


Več o sistemu ODOS najdete na www.odos.si.


Stopite v stik z nami!

Z veseljem vam bomo predstavili sistem ODOS, pokazali kako deluje, odgovorili na vaša vprašanja in vam pripravili informativno ponudbo.

Lahko nas  pokličete na 03 898 37 90 ali nam pišete na prodaja@pia.si.


Vse, kar potrebujete za celovito elektronsko poslovanje

Predstavili smo vse možnosti, kako se lahko s sistemom ODOS znebite papirne dokumentacije in vzpostavite pregledno in zanesljivo e-poslovanje.

Preberite članek o sistemu ODOS objavljen na portalu Računalniških novic

8. ODOS konferenca

8. ODOS konferenca je ob 25-letnici podjetja PIA d.o.o. ponudila precej pomembnih novosti in priložnosti.

Predstavili smo novi ODOS, dva nova modula (Sestanki in Projektno vodenje), nove povezave ODOSa z drugimi sistemi in izjemno akcijsko ponudbo s 100% popustom za izbrane standardne module, ki vam omogoča gospodarno nadgradnjo obstoječega sistema ODOS ali povsem novo uvedbo. 

Preberite več in si poglejte galerijo fotografij.

VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ODOS

ZA OBČINE, UPORABNICE SISTEMA ODOS SMO PRIPRAVILI VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (NP-ODOS)


V podjetju PIA d.o.o. se nam zdi zelo pomembno, da vam sistem ODOS ponudimo skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili in 21. aprila 2016, Arhivu RS oddali v potrditev, VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ZA OBČINE UPORABNICE SISTEMA ODOS (v nadaljevanju NP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. 


Ko bodo NP-ODOS potrjena, jih boste s pristopno izjavo prevzeli in v točkah, ki se nanašajo na vaše poslovanje, prilagodili vaši organizaciji (personalizirali). Vsa ostala vsebina je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljate sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. PIA bo tudi, v vašem imenu, Arhiv RS obvestila o vašem prevzemu NP-ODOS, tako, da vi s tem ne boste imeli skrbi. Redno bomo skrbeli tudi za njihovo brezplačno osveževanje glede zakonodajnih sprememb in vas o tem ažurno obveščali. 


Postopek priprave notranjih pravil smo tudi tehnološko podprli s posebno aplikacijo in vam s tem pripravo in personalizacijo NP-ODOS močno olajšali. Aplikacija vas s pomočjo natančnih navodil in usmeritev vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju.  S tem smo vam omogočili, da boste lahko NP-ODOS enostavno prilagodili oz. personalizirali. 


Vzorčna NP-ODOS boste prevzeli proti plačilu 2.500 EUR, v katerega je vključeno:

-          prevzem prve verzije vzorčnih NP-ODOS;

-          brezplačne osvežitve NP-ODOS zaradi sprememb zakonodaje v času trajanja pogodbe in ažurno obveščanje o novih različicah;

-          dostop do aplikacije za izvedbo personalizacije NP-ODOS z natančnimi navodili in usmeritvami;

-          neomejena možnost za urejanje personaliziranih poglavij NP-ODOS;

-          3 ure svetovanja pri personalizaciji.


Prav tako vam nudimo možnost najema dodatnih svetovalnih ur in drugih storitev, v kolikor bi jih potrebovali. Vendar še enkrat zagotavljamo, da so NP-ODOS pripravljena tako, da jih boste znotraj vaše organizacije lahko preprosto uredili.


V četrtek, 19. maja 2016, smo v Velenju, na Medpodjetniško izobraževalnem centru, na brezplačni delavnici, gostili številne občine iz vse Slovenije. Udeležencem smo predstavili vsebino vzorčnih notranjih pravil za občine, uporabnice sistema ODOS in aplikacijo, s katero smo tehnološko podprli njihovo pripravo in s tem močno olajšali pripravo notranjih pravil kot tudi njihovo implementacijo v poslovanje.


Z odzivi udeležencev smo zelo zadovoljni, kar je še ena potrditev, da smo razmišljali v pravi smeri.


Takoj, ko bomo z Arhivom RS uredili potrditev vzorčnih notranjih pravil, bomo vse občine, uporabnice sistema ODOS obvestili o možnosti in načinu prevzema le-teh.


Več ...

Kaj morate vedeti o notranjih pravilih?

Aktualna tema kot so notranja pravila, si zasluži malce več pozornosti, zato ne bo odveč, če povzamemo nekaj pomembnih dejstev s tega področja.

Prehod na dolgoročno eHrambo javnopravnim osebam narekuje sprejem in potrditev notranjih pravil.  

Zelo pomembno!

K pripravi in potrditvi notranjih pravil ste zavezani po 18. in 19. členu ZVDAGA.
V skladu z ZVDAGA, UVDAG in ETZ je potrebno za zajem in obdelavo gradiva uporabljati certificirano opremo, tako programsko kot strojno (imeti mora certifikat Arhiva RS). 

Kaj so notranja pravila? 

Notranja pravila so interni pravni akt, ki ga sprejme organizacija za ureditev spremljevalnih storitev in hrambe svojega gradiva v digitalni obliki. Predstavljajo podlago za učinkovito izvajanje eHrambe in nadzor nad njo.

  • Notranja pravila urejajo sodobno in zakonsko skladno področje upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom. 
  • Opisujejo zajem, pretvorbo, hrambo in uničenje gradiva, pri čemer je pomembna certifikacija storitev in opreme za upravljanje z gradivom (s strani Arhiva RS).
  • Ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost gradiva. 
  • Vsebujejo popis procesov dela v organizaciji in določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov. 
  • Določajo proces izobraževanj s področij digitalizacije in arhiviranja. 
  • Omogočajo učinkovit nadzor nad izvajanjem pravil.

Zakaj potrebujete notranja pravila? 

Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil. 

Cilj priprave na notranja pravila je ugotoviti:

  • kakšno gradivo in na kakšen način nastaja pri vašem poslovanju;
  • kako z njim upravljate;
  • kakšne so pravne in poslovne zahteve, ki jih morate pri tem izpolnjevati;
  • kakšno opremo uporabljate za upravljanje z gradivom (računalniki, strežniki, skenerji ...);
  • kako boste vzpostavili sistem za zajem in hrambo gradiva;
  • katere storitve boste prepustili v izvajanje zunanjim izvajalcem;
  • katere organizacijske spremembe boste morali izvesti;
  • kakšne prednosti vam bo prinesla uvedba sistema zajema in hrambe;
  • kakšnim tveganjem boste pri tem izpostavljeni.

Priporočila za izdelavo notranjih pravil:

  • notranja pravila naj vključujejo vse že izdelane relevantne interne akte organizacije (politike, pravilnike, predpise ...), ki se nanašajo na zajem in upravljanje z gradivom v digitalni obliki;
  • zberejo naj vse, kar je že urejeno in uredijo tisto, kar še ni, vendar je pomembno za izpolnjevanje zahtev zakonodaje in za vaše poslovanje;
  • naj bodo jasna navodila za izvajanje digitalizacije in eHrambe gradiva;
  • če ste imetnik certifikatov ISO 9001, 27001..., se boste v notranjih pravilih, v ustreznih poglavjih, lahko le sklicevali na določila le-teh. 

V podjetju PIA d.o.o. smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili in Arhivu RS oddali v potrditev, VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ZA OBČINE UPORABNICE SISTEMA ODOS z namenom, da uporabnikom našega sistema čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. 

Postopek priprave notranjih pravil smo tudi tehnološko podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil in usmeritev vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju. Več informacij: https://www.odos.si/moduli/vzorcna-notranja-pravila-odos

Izrednega pomena pri vsem tem je, da je ODOS certificiran pri Arhivu RS kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in kot tak izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v eHrambo!

Za več informacij ali dodatna pojasnila smo vam z veseljem na voljo na: prodaja@pia.si

ODOS in ZJN-3

S 1. aprilom je 2016 stopil v veljavo novi Zakon o javnem naročanju ZJN-3 (Uradni list RS št. 91/2015, z dne 30. 11. 2015).

Novi Zakon razveljavlja Zakon o javnem naročanju (ZJN-2) in Zakon o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev (ZJNVETPS).

Prinaša številne spremembe, med drugimi tudi enotno ureditev splošnega in infrastrukturnega javnega naročanja, prilagajanje mejnih vrednosti naročil, povečanje fleksibilnosti in učinkovitosti javnega naročanja, postopki se skrajšujejo in poenostavljajo. Zakon s kriterija najnižje cene prehaja na kriterij ekonomsko najugodnejše ponudbe, komunikacija med naročnikom in ponudnikom bo po novem tekla v elektronski obliki …

Na spremembo zakonodaje smo prilagodili tudi standardni modul Nabavni postopek v sistemu ODOS. Prav tako so pri partnerskem podjetju JHP d.o.o. ustrezno prilagodili tudi aplikacijo eJN, s katero smo povezali sistem ODOS in vam tako omogočili elektronsko izvedbo javnih naročil.

ODOS je certificiran sistem

ODOS certificiran pri Arhivu RS kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in kot tak izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v eHrambo!

Certifikat pod številko e-ARS 2014/SW003-P1 je veljaven do 28. 11. 2016, in je na voljo na sedežu podjetja, lahko pa ga preverite tudi na spletni strani Arhiva RS v Registru akreditirane opreme in storitev.

Povezava na e-Hrambo

Naj vas spomnimo, da lahko poskrbimo tudi za varno in zakonsko skladno hrambo arhivskega in dokumentarnega gradiva pri akreditiranih  ponudnikih eHrambe.

Več ...

Pošljite povpraševanje.

Gostovanje na zanesljivih in hitrih strežnikih

Po konkurenčnih cenah vam nudimo gostovanje na zanesljivih in hitrih strežnikih. Redno skrbimo za ustrezno varnost in tehnično brezhibnost strežnikov, zato bodo vaši podatki varni in vedno dostopni

Pošljite povpraševanje.

Modul izmenjava eRačunov

Olajšajte si pošiljanje eRačunov v UJPnet, preko kurirske službe ZZI ali preko elektronske pošte, prav tako pa tudi prevzem eRačunov z vseh možnih poti (UJPnet, ZZI, ebanka, elektronska pošta).

Izmenjava eRačunov je storitev s katero omogočamo, da se prejeti eRačuni, ne glede na pot prejema (UJPnet, ZZI, bankart ali elektronska pošta), zavedejo v knjigo prejete pošte v ODOS-u. Računi se lahko potrjujejo v ODOS-u (v modulu Likvidacija), lahko pa se prenesejo v potrjevanje v finančno aplikacijo.

Prav tako lahko izdane eRačune, ki jih kreirate v finančni aplikaciji, pošiljate preko ODOS-a in tako evidentirate v knjigo izhodne pošte v ODOS-u (potrebna je povezava s finančno aplikacijo).

Modul preveri veljavnost elektronskega podpisa prejetih računov in omogoča masovno podpisovanje izdanih eRačunov. Omogočena je tudi izmenjava eRačunov v tuja omrežja.

Več ...

Pošljite povpraševanje.

Povezava ODOS ‒ eJN

Zavezancem po ZJN smo omogočili povezavo z aplikacijo za elektronsko izvedbo in vodenje javnih naročil  eJN. Uspešno smo se povezali s podjetjem JHP d.o.o. in tako v ODOSu omogočili vodenje javnih naročil skladno z zakonodajo na področju javnega naročanja.

Povezava ODOS  eJN omogoča postopkovno in pravno pravilno vodenje postopka javnega naročanja. Vse to uporabnikom omogoči, da se ukvarjajo z vsebino javnih naročil, in ne z zakonodajo, in tako zagotovijo transparentnost in gospodarnost v procesu javnega naročanja.

Več ...

Pošljite povpraševanje.