Kaj morate vedeti o notranjih pravilih?

Obla ek certifikat
Aktualna tema kot so notranja pravila, si zasluži malce več pozornosti, zato ne bo odveč, če povzamemo nekaj pomembnih dejstev s tega področja.

Prehod na dolgoročno eHrambo javnopravnim osebam narekuje sprejem in potrditev notranjih pravil.  

Zelo pomembno!

K pripravi in potrditvi notranjih pravil ste zavezani po 18. in 19. členu ZVDAGA.
V skladu z ZVDAGA, UVDAG in ETZ je potrebno za zajem in obdelavo gradiva uporabljati certificirano opremo, tako programsko kot strojno (imeti mora certifikat Arhiva RS). 

Kaj so notranja pravila? 

Notranja pravila so interni pravni akt, ki ga sprejme organizacija za ureditev spremljevalnih storitev in hrambe svojega gradiva v digitalni obliki. Predstavljajo podlago za učinkovito izvajanje eHrambe in nadzor nad njo.

  • Notranja pravila urejajo sodobno in zakonsko skladno področje upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom. 
  • Opisujejo zajem, pretvorbo, hrambo in uničenje gradiva, pri čemer je pomembna certifikacija storitev in opreme za upravljanje z gradivom (s strani Arhiva RS).
  • Ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost gradiva. 
  • Vsebujejo popis procesov dela v organizaciji in določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov. 
  • Določajo proces izobraževanj s področij digitalizacije in arhiviranja. 
  • Omogočajo učinkovit nadzor nad izvajanjem pravil.

Zakaj potrebujete notranja pravila? 

Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil. 

Cilj priprave na notranja pravila je ugotoviti:

  • kakšno gradivo in na kakšen način nastaja pri vašem poslovanju;
  • kako z njim upravljate;
  • kakšne so pravne in poslovne zahteve, ki jih morate pri tem izpolnjevati;
  • kakšno opremo uporabljate za upravljanje z gradivom (računalniki, strežniki, skenerji ...);
  • kako boste vzpostavili sistem za zajem in hrambo gradiva;
  • katere storitve boste prepustili v izvajanje zunanjim izvajalcem;
  • katere organizacijske spremembe boste morali izvesti;
  • kakšne prednosti vam bo prinesla uvedba sistema zajema in hrambe;
  • kakšnim tveganjem boste pri tem izpostavljeni.

Priporočila za izdelavo notranjih pravil:

  • notranja pravila naj vključujejo vse že izdelane relevantne interne akte organizacije (politike, pravilnike, predpise ...), ki se nanašajo na zajem in upravljanje z gradivom v digitalni obliki;
  • zberejo naj vse, kar je že urejeno in uredijo tisto, kar še ni, vendar je pomembno za izpolnjevanje zahtev zakonodaje in za vaše poslovanje;
  • naj bodo jasna navodila za izvajanje digitalizacije in eHrambe gradiva;
  • če ste imetnik certifikatov ISO 9001, 27001..., se boste v notranjih pravilih, v ustreznih poglavjih, lahko le sklicevali na določila le-teh. 

V podjetju PIA d.o.o. smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili in Arhivu RS oddali v potrditev, VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ZA OBČINE UPORABNICE SISTEMA ODOS z namenom, da uporabnikom našega sistema čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. 

Postopek priprave notranjih pravil smo tudi tehnološko podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil in usmeritev vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju. Več informacij: https://www.odos.si/moduli/vzorcna-notranja-pravila-odos

Izrednega pomena pri vsem tem je, da je ODOS certificiran pri Arhivu RS kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in kot tak izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v eHrambo!

Za več informacij ali dodatna pojasnila smo vam z veseljem na voljo na: prodaja@pia.si

29. junij, 2016
Domača stran