Povezava na eHrambo omogoča povezavo ODOS-a na storitev eHrambe pri akreditiranih ponudnikih (Pošta Slovenije d.o.o., ZZI d.o.o.) za prenos dokumentnega in arhivskega gradiva v hrambo. 

Stranka (javno pravne osebe obvezno, zasebne organizacije prostovoljno) potrebuje sprejeta notranja pravila za zajem in upravljanje z elektronskim gradivom, hkrati pa prevzame za izvajanje eHrambe notranja pravila ponudnika certificirane eHrambe.

Našim naročnikom omogočamo prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v hrambo pri pogodbenih akreditiranih ponudnikoh eHrambe. Za naročnike sistema ODOS nudimo pravno strokovno svetovanje pri pripravi notranjih pravil. Za občine smo pripravili celo vzorčna notranja pravila, ki so v potrjevanju pri Arhivu RS.

Faze priprav na zajem in hrambo 
  1. Popis opreme za hrambo, ocena obstoječega informacijskega sistema, izdelava  načrta hrambe in vzpostavitve informacijskega sistema za hrambo.
  2. Predhodni popis glede pristojnosti, nalog, dejavnosti, predmeta poslovanja, poslovnih funkcij in notranje organizacije.
  3. Analiza poslovnih aktivnosti,  popis virov gradiva (vrste dokumentarnega gradiva oz. dokumentacije, ki nastaja pri poslovanju).

Prednosti:

  • preglednost, organiziranost in urejenost poslovanja;
  • prenos gradiva preko ODOS-a v eHrambo;
  • možna izbira ponudnika storitve certificirane eHrambe  (Pošta Slovenije d.o.o., ZZI d.o.o.);
  • enostavno hranjenje gradiva v več kopijah na kolokacijah (manjša možnost izgube ali uničenja gradiva);
  • enostavno in bolj učinkovito iskanje dokumentov po vnaprej določenih iskalnih kriterijih;
  • večja dostopnost, preglednost in varnost gradiva ter nadzor nad njim;
  • lažja sledljivost operacij na dokumentih;
  • pravna veljavnost in dokazna vrednost;
  • z zakonodajo skladna ureditev procesov upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom;
  • upoštevanje zakonodajnih zahtev (ZVDAGA, UVDAG, Uredba o upr. posl. ...);
  • zagotovljena je revizijska sled;
  • zmanjšanje fizičnega arhiva in s tem prihranek prostora.
Priporočilo:
  • prehod na uporabo digitalnih kopij izvirnikov naj bo postopen in premišljen;
  • obseg notranjih pravil naj ne bo preširok – v njih naj se popiše le tisto, kar je neposredno vezano na  digitalizacijo in eHrambo;
  • elektronsko arhiviranje je smotrno načrtovati skupaj z  informacijsko varnostjo in informacijsko podporo – celovit DMS (Document Management System).

Funkcionalnosti

  • omogočeni so  vpogledi, iskanje, dodajanje in izločanje gradiva;
  • dokumenti so klasificirani, kar omogoča iskanje po metapodatkih ali vsebini;
  • možnost urejanja uporabnikov, klasifikacij in metapodatkov gradiva;
  • pravice dostopov do gradiva se nastavijo glede na klasifikacijo gradiva in glede na uporabnike (enote, skupine, delovna mesta...);
  • elektronsko podpisovanje in časovno žigosanje gradiva;
  • zagotovljena je revizijska sled;
  • uvoz podatkov je zasnovan univerzalno in je izvedljiv iz vseh standardnih oblik (formatov) gradiva;
  • izvede se lahko pretvorba gradiva v druge formate;
  • omogočena je opredelitev stopnje zaupnosti zadev;
  • generiranje zapisnikov o prevzemih in predajah (registratorji, arhivske škatle, digitalizacija...);
  • zagotovljen je izvoz gradiva v obliki za izmenjavo;
  • urejena je podpora tehnološkim sredstvom za zagotavljanje avtentičnosti gradiva (časovno žigosanje, podpisovanje, revizijska sled);
  • urejanje načina dostopa do dokumentov znotraj zadeve (seznam, branje, revizija);
  • masovna opredelitev klasifikacije pred uvozom.