Novice

PODALJŠANJE CERTIFIKACIJE ODOSa

Cenjeni naročniki, obveščamo vas, da smo pri Arhivu RS pravočasno, dne 20. 09. 2021, vložili zahtevo za podaljšanje certifikacije sistema ODOS, saj je veljavnost certifikata potekla dne, 29. 11. 2021.

Ker Arhiv RS ni pravočasno pristopil k izvedbi revizije ter posledično do danes še nismo prejeli podaljšanja certifikacije, so nam izdali potrdilo, ki ga najdete na tej povezavi.

Hkrati vas obveščamo, da je revizija sistema ODOS najavljena za 1. 12. 2021, nato pa bo v roku 30 dni izdan certifikat za obdobje 2021 do 2022. Takoj, ko ga bomo prejeli, vas o tem obvestimo.

Vljudno vas prosimo za razumevanje in vam zagotavljamo, da so naše storitve skladne z veljavno zakonodajo, kot vedno doslej.


ODOS ima vedno več uporabnikov

Minulo leto in pol je bilo za naše podjetje PIA d.o.o., kljub precej turbulentnemu dogajanju, ki ga je povzročil COVID-19, precej produktivno, saj smo pridobili številne nove uporabnike sistema ODOS. Situacija, v kateri smo se znašli zaradi korona virusa, namreč postavlja potrebno po digitalizaciji poslovanja in možnosti dela od doma na precej višji nivo, kot do sedaj.

V zadnjem letu so se nam tako pridružile številne občine, domovi za ostarele, varstveno delovni centri, vrtci, šolski centri, knjižnice, kulturni domovi ter druge organizacije in podjetja. Sistem ODOS trenutno uporablja preko 200 različnih javnopravnih organizacij in podjetij, od tega kar 110 občin.

V luči slednjega smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili tudi Vzročna notranja pravila in njihovo personalizacijo podprli s posebno aplikacijo, ki uporabnika s pomočjo natančnih navodil vodi v tistih delih, ki jih mora občina prilagoditi svojemu poslovanju. Prevzele so jih že številne občine, od katerih dobivamo zelo pozitivne odzive.

Zelo smo veseli, da nam zaupa vedno več organizacij. To nam daje zanos, da se bomo še naprej trudili za njihovo zadovoljstvo in za kakovosten produkt, ki jim ga ponujamo. 

Če želite preiti na napredni sistem, skladen z vso potrebno zakonodajo in certificiran pri Arhivu RS, ki mu zaupa vedno več uporabnikov, potem stopite v stik z nami!

Z veseljem vam bomo pokazali kako deluje, odgovorili na vaša vprašanja in vam pripravili informativno ponudbo.

Pišite nam na prodaja@pia.si.


EVLOGE ZA OBČINE PREKO DRŽAVNIH PORTALOV eUPRAVA IN SPOT

Obveščamo vas, da je bil v tem tednu na državnem portalu eUprava omogočen prvi sklop elektronskih vlog, ki jih uporabniki obeh portalov lahko oddajajo tudi na občine. 

V projektu je aktivno sodelovalo tudi naše podjetje. Občinam, uporabnicam sistema ODOS smo omogočili brezplačno nadgradnjo storitve ODOS Upravno poslovanje na način, da se v omenjenih portalih oddane elektronske vloge lahko avtomatično zajamejo v ODOS določene občine, ki storitev avtomatičnega zajema pri nas tudi naroči.

Ker nam je zadovoljstvo uporabnikov zelo pomembno in tudi v luči trenutne situacije glede COVID-19, je ta storitev za občine, ki uporabljajo sistem ODOS BREZPLAČNA tako na strani vklopa eVlog na portalih kot na strani ODOSa.

Vse kar morate storiti je, da kontaktirate MJU (gp.mju@gov.si), kjer boste dobili navodila za vklop eVlog na portalih, nato pa obvestite še nas (na mail podpora@pia.si), da skupaj uredimo zajem eVlog v sistem ODOS. 


Ekipa PIA d.o.o.

Digitalno poslovanje omogoča nemoteno delo od doma

Situacija, v kateri smo se znašli zaradi korona virusa, postavlja potrebno po digitalizaciji poslovanja, vključno z elektronskim potrjevanjem in podpisovanjem, na povsem nov nivo.

Če kdaj, potem se sedaj podjetja in javne ustanove zavedajo, da je popolna digitalna preobrazba poslovanja nuja in ne samo konkurenčna prednost, ki bi jo bilo dobro uvesti.

Izziv, s katerim se v tem času spopadajo številne organizacije je, kako omogočiti svojim zaposlenim nemoteno delo od doma. Organizacije, ki v večji meri že poslujejo digitalno in imajo poslovanje urejeno v naprednih spletnih sistemih, z uvedbo dela na domu niso imele težav. Bistvo spletnih sistemov je namreč v tem, da lahko do njih varno dostopamo od koderkoli, kjer je na voljo internetna povezava. 

Vstopna točka je torej spletni sistem, ki omogoča  varen dostop z uporabniškim imenom in geslom. Da bi lahko dosegli kar najboljše učinke je pomembno tudi, da v takšnem sistemu delajo vsi zaposleni. Samo na takšen način je zaposlenim omogočen dostop do potrebnih dokumentov in podatkov za nemoteno delo (tudi takih iz povezanih aplikacij) in zagotovljeno sodelovanje med sodelavci, vodstvo pa lahko na podlagi celovitih informacij, kljub delu na daljavo, sprejema prave odločitve ter odobri izvedbo aktivnosti.

Uspešne organizacije se zavedajo, da je za digitalno poslovanje nujno potrebna tudi uvedba elektronskega potrjevanja in podpisovanja obrazcev in dokumentov

Šele po vzpostavitvi teh temeljnih elementov, lahko organizacije svojim zaposlenim omogočijo kakovostno opravljanje dela, praktično od koderkoli. Vsak uporabnik takšnega sistema lahko tako svoje delo opravi v celoti in nemoteno, tudi v varnem zavetju svojega doma.

Pomembno vlogo pri vsem tem ima tudi računalništvo v oblaku, ki poleg visoke stopnje varnosti delovanja sistemov in hranjenja podatkov, zagotavlja tudi varno dostopnost do podatkov povsod, kjer je internet.

Spletni sistem, ki svojim uporabnikom omogoča delo na opisan način, je tudi sistem ODOS, ki ga pri svojem delu uspešno uporablja že več kot tretjina občin ter številna podjetja in javne ustanove v Sloveniji. 

Vsem, ki še ne poslujete digitalno, svetujemo, da nas kontaktirate na prodaja@pia.si, da vam, z majhnimi, a odločnimi koraki zagotovimo brezskrbno digitalno poslovanje.

Več o sistemu ODOS.

Nov Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi

Obveščamo vas, da je bil v Ur.l. 49/2019, dne, 5. 8. 2019, objavljen novi Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, ki ga najdete tukaj. Sestavni del pravilnika je tudi Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upraviv katerem je tudi obvezni okvir trimestnih klasifikacijskih znakov, ki ga morate uvesti v svoje poslovanje vse organizacije v javni upravi. Skladno s 16. členom navedenega Pravilnika o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, je potrebno v roku treh (3) mesecev od uveljavitve  pravilnika (od 6. 8. 2019 dalje), prilagoditi vaš klasifikacijski načrt navedenim zahtevam. 

Na naši ODOS konferenci v maju je o tem imela predavanje mag. Hedvika Zdovc, iz Zgodovinskega arhiva Celje. Njeno predstavitev, ki vam je lahko v pomoč, prilagamo tukaj.

V našem podjetju smo pripravili excelovo datoteko, v kateri je tabela z obveznim okvirjem trimestnih klasifikacijskih znakov iz navedenega pravilnika in je pripravljena za uvoz v sistem ODOS. Excelovo datoteko s klasifikacijskim načrtom boste vsi naročniki sistema ODOS v javni upravi prejeli po elektronski pošti.


VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ODOS

VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ZA OBČINE, UPORABNICE SISTEMA ODOS 


V podjetju PIA d.o.o. se nam zdi zelo pomembno, da vam sistem ODOS ponudimo skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice dokumentnega sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (VNP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. 


Z veseljem vam sporočamo, da se je za prevzem Vzorčnih notranjih pravil ODOS odločilo že lepo število občin, na kar smo zelo ponosni.


Od uporabnikov dobivamo zelo pozitivne odzive, zato bi želeli tudi vas navdušiti za prevzem VNP-ODOS, saj smo se resnično zelo potrudili, da bi vam pripravo NP kar najbolj olajšali.


Postopek priprave vzorčnih notranjih pravil VNP-ODOS smo podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju. S tem smo vam omogočili, da boste lahko notranja pravila enostavno personalizirali. 


Vsebina VNP-ODOS je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljate sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivate s sistemom ODOS. Popis postopkov je že prilagojen življenjskemu ciklu upravljanja z gradivom v občinah, zato se vam s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.


VNP-ODOS v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje. Redno in brezplačno bomo skrbeli tudi za njihovo osveževanje glede zakonodajnih sprememb in vas o tem ažurno obveščali. 


Dodatna pojasnila na prodaja@pia.si. 


Več ...