Novice

ODOS KONFERENCO SMO POSVETILI USLUŽBENCEM OBČIN

V četrtek, 26. 5. 2022, smo po dvoletnem premoru, ponovno v živo izvedli ODOS konferenco. Namenili smo jo vodilnim v občinah ter vsem ostalim uslužbencem, ki pri svojem delu uporabljajo ODOS.

Dvoletni »korona« premor je s sabo prinesel kar nekaj sprememb, tudi v organizaciji dogodkov. Kljub temu se je konference udeležilo lepo število udeležencev. Prisotni so bili tako tisti, ki sistem ODOS že uporabljajo, kot tudi tisti, ki šele zbirajo informacije za uvedbo ali menjavo sistema. 

Na konferenci smo izpostavili in odprli najbolj aktualne teme:

Digitalizacija in z njo povezana varnost poslovanja in podatkov;

Spremembe pri elektronskem podpisovanju vezane na spremembo Uredbe o upravnem poslovanju;

eVloge in eVročanje;

eHramba in notranja pravila.

ODOS konferenco smo izvedli v sodelovanju z našimi partnerji na različnih projektih, skupaj s katerimi lahko uporabnikom nudimo napredne storitve za pregledno poslovanje skladno z zakonodajo. pregledno in skladno z zakonodajo. 

Konferenco je otvorila direktorica našega podjetja PIA d.o.o. Saša Kovač. Osredotočila se je na digitalizacijo, kot osrednjo temo novega časa ter možnosti in priložnosti, ki jih lahko naše podjetje PIA ponudi kot podporo občinam v procesu digitalizacije. Digitalizacija nas spremlja pravzaprav na vseh področjih našega življenja. Za digitalizacijo potrebujejo organizacije: odločno vodstvo z vizijo, usposobljene kadre, digitalno napredne uporabnike in sredstva za digitalizacijo. Dotaknila se je tudi pametnih mest in skupnosti in podčrtala tista področja strategije EU na področju digitalizacije, kjer so lahko 31-letne izkušnje podjetja PIA, odličen partner pri digitalizaciji občinskih uprav.

Sledilo je predavanje gospoda Alena Jamška iz podjetja Unistar LC d.o.o.. Predstavil nam je enega največjih problemov digitalizacije - kibernetske in druge napade na IT infrastrukturo in sisteme ter ponudil možnosti, kako se temu lahko izognemo in s tem povečamo varnost podatkov. Opozoril nas je, da moramo biti previdni pri odpiranju elektronskih sporočil z datotekami ali povezavami neznanega izvora, če nismo prepričani, da gre za pravega pošiljatelja. Raziskave kažejo, da se v svetu vsakih 39 sekund zgodi en kibernetski napad. Kar je precej zastrašujoče.

Peter Čurč iz podjetja PIA je predstavil sistem ODOS in pojasnil, zakaj je ODOS najboljši sistem in prava izbira za občine. Predstavil je prednosti, funkcionalnosti ter module in povezave sistema ODOS. Izpostavil je tudi našo službo podpore, ki skrbi za pomoč uporabnikom, na katero lahko naročniki vedno računajo in za katero dnevno prejemamo pohvale s strani uporabnikov. Poudaril je, da sistem ODOS uporablja že 110 občin v Sloveniji, kar pomeni  52% vseh občin.

Gospod Aleš Kuretič iz Mestne občine Novo mesto je predstavil primer dobre prakse uvedbe sistema ODOS v delo Mestne občine Novo mesto. Povedal nam je, zakaj in kako je Mestna občina Novo mesto menjala prejšnji dokumentni sistem in začela uporabljati sistem ODOS. Zahteva njihovega župana je bila, »pripeljati v hišo najboljšega konja« in to jim je uspelo z uvedbo ODOSa.

Sledil je kratek odmor, kjer so udeleženci ODOS konference imeli možnost obiskati informativne postaje, kjer so pridobili dodatne informacije o delovanju sistema ODOS, prav tako so številni podali tudi svoje mnenje o sistemu ODOS in modulih, ki jih pri svojem delu uporabljajo.

Po premoru je direktorica podjetja PIA Saša Kovač predstavila novosti, ki jih v funkcionalnosti ODOSa prinaša zadnja Uredba o spremembah in dopolnitvah uredbe o upravne poslovanju. Elektronsko podpisovanje delo ne le pohitri, ampak ga naredi bolj fleksibilnega, saj je dokumente možno podpisovati praktično kjerkoli, kjer je omogočen dostop do interneta. Poudarila pa je tudi pomen varovanja podatkov in možnost varne izmenjave dokumentacije preko sistema ODOS.

Mag. Tatjana Mizori Zupan z Ministrstva za javno upravo ter Aleš Kuretič iz MO Novo mesto sta nam predstavila eVloge za občine na državnih portalih eUprava in SPOT. Preko eUprave in preko portala SPOT je državljanom omogočeno oddajati vloge po elektronski poti. Občine, ki uporabljajo ODOS lahko tako oddane eVloge zajemajo samodejno v sistem ODOS, kar delo na občini pohitri in odpravi možnost napak. Med 26 občinami, ki so priključene na eVloge na eUpravi, je večinski del tistih občin, ki uporabljajo sistem ODOS in pri svojem delu koristijo povezavo med eUpravo in SPOT ter ODOSom.

Kako poteka centralno eVročanje v javnem sektorju nam je predstavila dr. Alenka Žužek Nemec z Ministrstva za javno upravo. Predstavila nam je, kako zagotoviti enako zanesljivost in varnost pri opravljanju storitev na daljavo in pokazala korake pri storitvah javnega sektorja. Pomembno je poudariti, da je ODOS že povezan s storitvijo varnega vročanja preko SiCEV v eUpravo in SPOT in da bo priključevanje občin zaradi aktivnega sodelovanja PIA d.o.o. z MJU, enostavno. Še vedno pa mora vsaka občina, ki to storitev želi, z MJU skleniti sporazum.

Prednosti in nujnost uporabe dolgoročne eHrambe pred lokalno hrambo eDokumentov nam je pojasnil gospod Peter Zorko, direktor podjetja ZZI d.o.o., predstavil je model uporabe eDokumentov iz eHrambe in kako deluje uporaba v ODOS okolju naročnika. Tudi storitev eHramba.si podjetja ZZI je namreč že aktivno povezana z ODOSom in je tista od možnih storitev certificirane dolgoročne eHrambe, ki jo uporablja večji del občin, uporabnic ODOSa.

Predavanja smo zaključili z osvežitvijo pomena Notranjih pravil ter ponovno predstavitvijo Vzorčnih notranjih pravil za občine, ki uporabljajo ODOS (VNP-ODOS) in prenosa v dolgoročno eHrambo. Natalija Šketa PIA d.o.o. je predstavila kaj so vzorčna notranja pravila, kaj so ključne prednosti VNP-ODOS ter postopek prevzema VNP-ODOS.

Neformalni del letošnje ODOS konference smo nadaljevali pri Fontani piv Zeleno Zlato v Žalcu. Namen tega druženja je bil izmenjava mnenj ter zahvala uporabnikom, da nam zaupajo.

Veseli smo, da se je tudi letošnje ODOS konference udeležilo tako lepo število udeležencev in se vsakemu posebej zahvaljujemo za udeležbo in prijetno druženje. Še bolj pa smo veseli vseh pohval, ki smo jih prejeli s strani udeležencev za kakovostno izvedbo dogodka ter veliko aktualnih in strokovno napotkov.


PODALJŠANJE CERTIFIKACIJE ODOSa

Cenjeni naročniki, 

obveščamo vas, da smo od Arhiva RS prejeli potrdilo o podaljšanju certifikacije ODOSa do 28. 11. 2022. Certifikat pod številko e-ARS 2021/SW019 je veljaven do 28. 11. 2022 in je na voljo na tej spletni strani, na sedežu podjetja, lahko pa ga preverite tudi na spletni strani Arhiva RS.

S skrbnostjo in odgovornostjo bomo skrbeli za zakonitost vašega poslovanja tudi v prihodnje.

ODOS ima vedno več uporabnikov

Minulo leto in pol je bilo za naše podjetje PIA d.o.o., kljub precej turbulentnemu dogajanju, ki ga je povzročil COVID-19, precej produktivno, saj smo pridobili številne nove uporabnike sistema ODOS. Situacija, v kateri smo se znašli zaradi korona virusa, namreč postavlja potrebno po digitalizaciji poslovanja in možnosti dela od doma na precej višji nivo, kot do sedaj.

V zadnjem letu so se nam tako pridružile številne občine, domovi za ostarele, varstveno delovni centri, vrtci, šolski centri, knjižnice, kulturni domovi ter druge organizacije in podjetja. Sistem ODOS trenutno uporablja preko 200 različnih javnopravnih organizacij in podjetij, od tega kar 110 občin.

V luči slednjega smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili tudi Vzročna notranja pravila in njihovo personalizacijo podprli s posebno aplikacijo, ki uporabnika s pomočjo natančnih navodil vodi v tistih delih, ki jih mora občina prilagoditi svojemu poslovanju. Prevzele so jih že številne občine, od katerih dobivamo zelo pozitivne odzive.

Zelo smo veseli, da nam zaupa vedno več organizacij. To nam daje zanos, da se bomo še naprej trudili za njihovo zadovoljstvo in za kakovosten produkt, ki jim ga ponujamo. 

Če želite preiti na napredni sistem, skladen z vso potrebno zakonodajo in certificiran pri Arhivu RS, ki mu zaupa vedno več uporabnikov, potem stopite v stik z nami!

Z veseljem vam bomo pokazali kako deluje, odgovorili na vaša vprašanja in vam pripravili informativno ponudbo.

Pišite nam na prodaja@pia.si.


EVLOGE ZA OBČINE PREKO DRŽAVNIH PORTALOV eUPRAVA IN SPOT

Obveščamo vas, da je bil v tem tednu na državnem portalu eUprava omogočen prvi sklop elektronskih vlog, ki jih uporabniki obeh portalov lahko oddajajo tudi na občine. 

V projektu je aktivno sodelovalo tudi naše podjetje. Občinam, uporabnicam sistema ODOS smo omogočili brezplačno nadgradnjo storitve ODOS Upravno poslovanje na način, da se v omenjenih portalih oddane elektronske vloge lahko avtomatično zajamejo v ODOS določene občine, ki storitev avtomatičnega zajema pri nas tudi naroči.

Ker nam je zadovoljstvo uporabnikov zelo pomembno in tudi v luči trenutne situacije glede COVID-19, je ta storitev za občine, ki uporabljajo sistem ODOS BREZPLAČNA tako na strani vklopa eVlog na portalih kot na strani ODOSa.

Vse kar morate storiti je, da kontaktirate MJU (gp.mju@gov.si), kjer boste dobili navodila za vklop eVlog na portalih, nato pa obvestite še nas (na mail podpora@pia.si), da skupaj uredimo zajem eVlog v sistem ODOS. 


Ekipa PIA d.o.o.

Digitalno poslovanje omogoča nemoteno delo od doma

Situacija, v kateri smo se znašli zaradi korona virusa, postavlja potrebno po digitalizaciji poslovanja, vključno z elektronskim potrjevanjem in podpisovanjem, na povsem nov nivo.

Če kdaj, potem se sedaj podjetja in javne ustanove zavedajo, da je popolna digitalna preobrazba poslovanja nuja in ne samo konkurenčna prednost, ki bi jo bilo dobro uvesti.

Izziv, s katerim se v tem času spopadajo številne organizacije je, kako omogočiti svojim zaposlenim nemoteno delo od doma. Organizacije, ki v večji meri že poslujejo digitalno in imajo poslovanje urejeno v naprednih spletnih sistemih, z uvedbo dela na domu niso imele težav. Bistvo spletnih sistemov je namreč v tem, da lahko do njih varno dostopamo od koderkoli, kjer je na voljo internetna povezava. 

Vstopna točka je torej spletni sistem, ki omogoča  varen dostop z uporabniškim imenom in geslom. Da bi lahko dosegli kar najboljše učinke je pomembno tudi, da v takšnem sistemu delajo vsi zaposleni. Samo na takšen način je zaposlenim omogočen dostop do potrebnih dokumentov in podatkov za nemoteno delo (tudi takih iz povezanih aplikacij) in zagotovljeno sodelovanje med sodelavci, vodstvo pa lahko na podlagi celovitih informacij, kljub delu na daljavo, sprejema prave odločitve ter odobri izvedbo aktivnosti.

Uspešne organizacije se zavedajo, da je za digitalno poslovanje nujno potrebna tudi uvedba elektronskega potrjevanja in podpisovanja obrazcev in dokumentov

Šele po vzpostavitvi teh temeljnih elementov, lahko organizacije svojim zaposlenim omogočijo kakovostno opravljanje dela, praktično od koderkoli. Vsak uporabnik takšnega sistema lahko tako svoje delo opravi v celoti in nemoteno, tudi v varnem zavetju svojega doma.

Pomembno vlogo pri vsem tem ima tudi računalništvo v oblaku, ki poleg visoke stopnje varnosti delovanja sistemov in hranjenja podatkov, zagotavlja tudi varno dostopnost do podatkov povsod, kjer je internet.

Spletni sistem, ki svojim uporabnikom omogoča delo na opisan način, je tudi sistem ODOS, ki ga pri svojem delu uspešno uporablja že več kot tretjina občin ter številna podjetja in javne ustanove v Sloveniji. 

Vsem, ki še ne poslujete digitalno, svetujemo, da nas kontaktirate na prodaja@pia.si, da vam, z majhnimi, a odločnimi koraki zagotovimo brezskrbno digitalno poslovanje.

Več o sistemu ODOS.

Nov Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi

Obveščamo vas, da je bil v Ur.l. 49/2019, dne, 5. 8. 2019, objavljen novi Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, ki ga najdete tukaj. Sestavni del pravilnika je tudi Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upraviv katerem je tudi obvezni okvir trimestnih klasifikacijskih znakov, ki ga morate uvesti v svoje poslovanje vse organizacije v javni upravi. Skladno s 16. členom navedenega Pravilnika o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, je potrebno v roku treh (3) mesecev od uveljavitve  pravilnika (od 6. 8. 2019 dalje), prilagoditi vaš klasifikacijski načrt navedenim zahtevam. 

Na naši ODOS konferenci v maju je o tem imela predavanje mag. Hedvika Zdovc, iz Zgodovinskega arhiva Celje. Njeno predstavitev, ki vam je lahko v pomoč, prilagamo tukaj.

V našem podjetju smo pripravili excelovo datoteko, v kateri je tabela z obveznim okvirjem trimestnih klasifikacijskih znakov iz navedenega pravilnika in je pripravljena za uvoz v sistem ODOS. Excelovo datoteko s klasifikacijskim načrtom boste vsi naročniki sistema ODOS v javni upravi prejeli po elektronski pošti.