Novice

Ponovno uspešno podaljšali certifikat Arhiva RS

Tudi letos smo uspešno podaljšali certifikat Arhiva RS.

ODOS je pri Arhivu RS certificiran kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in kot tak izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v dolgoročno eHrambo.

Certifikat pod številko e-ARS 2020/SW012 je veljaven do 28. 11. 2021 in je na voljo na tej spletni strani, na sedežu podjetja, lahko pa ga preverite tudi na spletni strani Arhiva RS.

EVLOGE ZA OBČINE PREKO DRŽAVNIH PORTALOV eUPRAVA IN SPOT

Obveščamo vas, da je bil v tem tednu na državnem portalu eUprava omogočen prvi sklop elektronskih vlog, ki jih uporabniki obeh portalov lahko oddajajo tudi na občine. 

V projektu je aktivno sodelovalo tudi naše podjetje. Občinam, uporabnicam sistema ODOS smo omogočili brezplačno nadgradnjo storitve ODOS Upravno poslovanje na način, da se v omenjenih portalih oddane elektronske vloge lahko avtomatično zajamejo v ODOS določene občine, ki storitev avtomatičnega zajema pri nas tudi naroči.

Ker nam je zadovoljstvo uporabnikov zelo pomembno in tudi v luči trenutne situacije glede COVID-19, je ta storitev za občine, ki uporabljajo sistem ODOS BREZPLAČNA tako na strani vklopa eVlog na portalih kot na strani ODOSa.

Vse kar morate storiti je, da kontaktirate MJU (gp.mju@gov.si), kjer boste dobili navodila za vklop eVlog na portalih, nato pa obvestite še nas (na mail podpora@pia.si), da skupaj uredimo zajem eVlog v sistem ODOS. 


Ekipa PIA d.o.o.

Digitalno poslovanje omogoča nemoteno delo od doma

Situacija, v kateri smo se znašli zaradi korona virusa, postavlja potrebno po digitalizaciji poslovanja, vključno z elektronskim potrjevanjem in podpisovanjem, na povsem nov nivo.

Če kdaj, potem se sedaj podjetja in javne ustanove zavedajo, da je popolna digitalna preobrazba poslovanja nuja in ne samo konkurenčna prednost, ki bi jo bilo dobro uvesti.

Izziv, s katerim se v tem času spopadajo številne organizacije je, kako omogočiti svojim zaposlenim nemoteno delo od doma. Organizacije, ki v večji meri že poslujejo digitalno in imajo poslovanje urejeno v naprednih spletnih sistemih, z uvedbo dela na domu niso imele težav. Bistvo spletnih sistemov je namreč v tem, da lahko do njih varno dostopamo od koderkoli, kjer je na voljo internetna povezava. 

Vstopna točka je torej spletni sistem, ki omogoča  varen dostop z uporabniškim imenom in geslom. Da bi lahko dosegli kar najboljše učinke je pomembno tudi, da v takšnem sistemu delajo vsi zaposleni. Samo na takšen način je zaposlenim omogočen dostop do potrebnih dokumentov in podatkov za nemoteno delo (tudi takih iz povezanih aplikacij) in zagotovljeno sodelovanje med sodelavci, vodstvo pa lahko na podlagi celovitih informacij, kljub delu na daljavo, sprejema prave odločitve ter odobri izvedbo aktivnosti.

Uspešne organizacije se zavedajo, da je za digitalno poslovanje nujno potrebna tudi uvedba elektronskega potrjevanja in podpisovanja obrazcev in dokumentov

Šele po vzpostavitvi teh temeljnih elementov, lahko organizacije svojim zaposlenim omogočijo kakovostno opravljanje dela, praktično od koderkoli. Vsak uporabnik takšnega sistema lahko tako svoje delo opravi v celoti in nemoteno, tudi v varnem zavetju svojega doma.

Pomembno vlogo pri vsem tem ima tudi računalništvo v oblaku, ki poleg visoke stopnje varnosti delovanja sistemov in hranjenja podatkov, zagotavlja tudi varno dostopnost do podatkov povsod, kjer je internet.

Spletni sistem, ki svojim uporabnikom omogoča delo na opisan način, je tudi sistem ODOS, ki ga pri svojem delu uspešno uporablja že več kot tretjina občin ter številna podjetja in javne ustanove v Sloveniji. 

Vsem, ki še ne poslujete digitalno, svetujemo, da nas kontaktirate na prodaja@pia.si, da vam, z majhnimi, a odločnimi koraki zagotovimo brezskrbno digitalno poslovanje.

Več o sistemu ODOS.

PRIPOROČITE ODOS

ZA PRIPOROČILO VAS NAGRADIMO  

Posebna ugodnost za priporočilo sistema ODOS  s strani naših zvestih uporabnikov.

Če na podlagi vašega priporočila pridobimo novega naročnika dokumentnega sistema ODOS, vas bomo za to nagradili z enkratnim DOBROPISOM v višini zneska ene mesečne naročnine novega naročnika.

Za vzpostavitev povezave z drugimi sistemi oz. aplikacijami (npr. finančne aplikacije, GIS, eJN ipd.) akcija priporočila ne velja. 


Kako izvedete priporočilo?

Sistem ODOS oz. njegov modul priporočite potencialnemu naročniku.

O vašem priporočilu nas obvestite čim prej oz. preden nas kontaktira novi naročnik, ki ste mu priporočili sistem ODOS. Ugodnosti se namreč upoštevajo samo v primeru, da je bilo priporočilo oddano pred odločitvijo novega naročnika za najem sistema ODOS oz. njegovih modulov. 

Ob priporočilu nam na mail: prodaja@pia.si sporočite kateri organizaciji ste priporočili sistem ODOS in kontaktno osebo, na katero se lahko obrnemo za nadaljnje dogovore. 

Na podlagi prejetega obvestila bomo kontaktirali priporočeno organizacijo oz. kontaktno osebo, se dogovorili za morebitno predstavitev sistema, jim posredovali informativno ponudbo ipd. Vaše priporočilo bo moral potrditi tudi novi naročnik.

V primeru, da se bo priporočena potencialna stranka odločila za najem sistema ODOS oz. njegovega modula, vas bomo nagradili z DOBROPISOM v višini zneska ene mesečne naročnine novega naročnika.

Dobropis lahko izkoristite v roku enega leta od podpisa pogodbe z novim naročnikom.


Kako lahko koristite pridobljene ugodnosti?

Za koriščenje ugodnosti nam morate poslati zahtevo, v kateri navedete eno od spodaj navedenih možnosti za koriščenje pridobljene ugodnosti. Zahtevo pošljite na mail prodaja@pia.si.

Pridobljena ugodnost se lahko, po podpisu pogodbe z novim naročnikom in v skladu z vašo poslano zahtevo za njeno koriščenje, obračuna:

  • pri najemu novega modula;
  • za izvedbo dodatnega izobraževanja ali
  • pri vašem mesečnem strošku.

Vse navedeno do zneska enkratnega dobropisa v višini ene mesečne naročnine novega naročnika. Dobropis se lahko porabi v več delih.

Nov Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi

Obveščamo vas, da je bil v Ur.l. 49/2019, dne, 5. 8. 2019, objavljen novi Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, ki ga najdete tukaj. Sestavni del pravilnika je tudi Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upraviv katerem je tudi obvezni okvir trimestnih klasifikacijskih znakov, ki ga morate uvesti v svoje poslovanje vse organizacije v javni upravi. Skladno s 16. členom navedenega Pravilnika o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi, je potrebno v roku treh (3) mesecev od uveljavitve  pravilnika (od 6. 8. 2019 dalje), prilagoditi vaš klasifikacijski načrt navedenim zahtevam. 

Na naši ODOS konferenci v maju je o tem imela predavanje mag. Hedvika Zdovc, iz Zgodovinskega arhiva Celje. Njeno predstavitev, ki vam je lahko v pomoč, prilagamo tukaj.

V našem podjetju smo pripravili excelovo datoteko, v kateri je tabela z obveznim okvirjem trimestnih klasifikacijskih znakov iz navedenega pravilnika in je pripravljena za uvoz v sistem ODOS. Excelovo datoteko s klasifikacijskim načrtom boste vsi naročniki sistema ODOS v javni upravi prejeli po elektronski pošti.


ODOS konferenco smo zaključili z zelo pozitivnimi odzivi udeležencev

11. ODOS konferenco, ki smo jo organizirali 16. maja 2019 v Žalcu, smo obeležili z zelo aktualnimi temami, ki so jih predstavili priznani strokovnjaki na svojem področju. Konferenco smo namreč izvedli skupaj z Združenjem direktorjev občinskih uprav, Ministrstvom za javno upravo, Arhivom Republike Slovenije in partnerskima podjetjema PRIMS d.o.o., ki na občinah skrbi za storitev MojaObčina.si ter podjetjem Vibor d.o.o., ki je zanesljiv partner pri pametnem upravljanju zajema, tiska in uničenja dokumentacije.

Podrobnosti in prezentacije so na voljo tukaj.