Novice

Nov Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi

Obveščamo vas, da je bil v Ur.l. 49/2019 objavljen nov Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi (https://www.uradni-list.si/_pdf/2019/Ur/u2019049.pdf), katerega del je tudi noveliran KN ter Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi.


Do konca avgusta bomo na tej spletni strani objavili excel datoteko z zadnjim KN, ki bo urejena tako, da bo primerna za uvoz v ODOS. Lahko jo boste sneli in dopolnili z vašimi podklasifikacijami in specifikami glede na vašo dejavnost ter nam jo posredovali za uvoz v ODOS. Specifike za posamezne dejavnosti so razdelane v Zbirnem katalogu rokov hrambe dokumentarnega gradiva, ki je priloga pravilnika (https://www.uradni-list.si/files/RS_-2019-049-02376-OB~P001-0000.PDF).


ODOS konferenco smo zaključili z zelo pozitivnimi odzivi udeležencev

11. ODOS konferenco, ki smo jo organizirali 16. maja 2019 v Žalcu, smo obeležili z zelo aktualnimi temami, ki so jih predstavili priznani strokovnjaki na svojem področju. Konferenco smo namreč izvedli skupaj z Združenjem direktorjev občinskih uprav, Ministrstvom za javno upravo, Arhivom Republike Slovenije in partnerskima podjetjema PRIMS d.o.o., ki na občinah skrbi za storitev MojaObčina.si ter podjetjem Vibor d.o.o., ki je zanesljiv partner pri pametnem upravljanju zajema, tiska in uničenja dokumentacije.

Podrobnosti in prezentacije so na voljo tukaj.

Dokumentni sistem ODOS v pilotskem projektu eVloge preko portalov eUprava in SPOT

Ministrstvo za javno upravo (MJU) je skupaj s podjetjema PIA d.o.o. (dokumentni sistem ODOS) in PRIMS d.o.o. (portal MojaObcina.si), izvedlo pilotski projekt, s katerim smo omogočili, da bodo državljani preko portala eUprava in podjetja ter podjetniki preko portala SPOT, oddajali vloge po elektronski poti, tudi na občine.  

Predstavitev je obsegala prikaz oddaje vlog na portalu eUprava, ki je namenjen državljanom in portalu SPOT (včasih eVEM), ki je namenjen podjetjem in podjetnikom. Nadalje pa je bil prikazan prevzem elektronsko oddanih vlog preko obeh portalov v občinski dokumentni sistem ODOS, kjer se vloga avtomatizirano prenese direktno v reševanje referentu na občini. To bo pomenilo veliko razbremenitev dela v glavni pisarni. Občinam bodo kmalu na portalih na voljo tiste vloge, ki so enotne za vse občine,  nabor vlog pa se bo postopno širil. Vloge bodo integrirane tudi s portalom MojaObcina.si

Na MJU smo v četrtek, 21. 2. 2019 pripravili predstavitev pilotskega projekta za predstavnike vseh združenj na ravni občin.

Novico o dogodku so združenja objavila na svojih spletnih straneh:

SOS: https://skupnostobcin.si/novica/obcinske-evloge-na-eupravi-in-spot/

ZOS: http://www.zdruzenjeobcin.si/nc/novice/preberi/detajl/evloge-preko-drzavnih-portalov-euprava-in-spot-kmalu-na-voljo-tudi-obcinam/

Predstavitev: eVloge OBČINE - predstavitev 21.2.2019 

Podjetje PIA bo 16. maja 2019, organiziralo že 11. ODOS konferenco, na kateri bo predstavljenih veliko drugih aktualnih tem, ki jih bodo predstavili kompetentni predavatelji s strani Arhiva RS, MJU in poslovnih partnerjev. Zato vabimo, da se nam pridružite v čim večjem številu direktorji OU, župani in drugi zaposleni v občinah.

Ponovno uspešno podaljšan certifikat Arhiva RS

Dokumenti sistem ODOS je vsako leto boljši, saj ponuja vedno nove funkcionalnosti in možnosti za digitalizacijo najrazličnejših procesov poslovanja tako za javne ustanove kot za podjetja. Pri tem sledimo vsem potrebnim zakonskim določilom in najnovejšim smernicam. Zato smo tudi letos ponovno uspešno podaljšali certifikacijo pri Arhivu RS.

ODOS je pri Arhivu RS certificiran kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in kot tak izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter prenos le-tega v eHrambo!

Certifikat pod številko e-ARS 2018/SW021 je veljaven do 28. 11. 2019, in je na voljo na sedežu podjetja, lahko pa ga preverite tudi na spletni strani Arhiva RS v Registru akreditirane opreme in storitev.

PRIPOROČITE ODOS

ZA PRIPOROČILO VAS NAGRADIMO  

Posebna ugodnost za priporočilo sistema ODOS  s strani naših zvestih uporabnikov.

Če na podlagi vašega priporočila pridobimo novega naročnika dokumentnega sistema ODOS, vas bomo za to nagradili z enkratnim DOBROPISOM v višini zneska ene mesečne naročnine novega naročnika.

Za vzpostavitev povezave z drugimi sistemi oz. aplikacijami (npr. finančne aplikacije, GIS, eJN ipd.) akcija priporočila ne velja. 


Kako izvedete priporočilo?

Sistem ODOS oz. njegov modul priporočite potencialnemu naročniku.

O vašem priporočilu nas obvestite čim prej oz. preden nas kontaktira novi naročnik, ki ste mu priporočili sistem ODOS. Ugodnosti se namreč upoštevajo samo v primeru, da je bilo priporočilo oddano pred odločitvijo novega naročnika za najem sistema ODOS oz. njegovih modulov. 

Ob priporočilu nam na mail: prodaja@pia.si ali peter.curc@pia.si sporočite kateri organizaciji ste priporočili sistem ODOS in kontaktno osebo, na katero se lahko obrnemo za nadaljnje dogovore. 

Na podlagi prejetega obvestila bomo kontaktirali priporočeno organizacijo oz. kontaktno osebo, se dogovorili za morebitno predstavitev sistema, jim posredovali informativno ponudbo ipd. Vaše priporočilo bo moral potrditi tudi novi naročnik.

V primeru, da se bo priporočena potencialna stranka odločila za najem sistema ODOS oz. njegovega modula, vas bomo nagradili z DOBROPISOM v višini zneska ene mesečne naročnine novega naročnika.

Dobropis lahko izkoristite v roku enega leta od podpisa pogodbe z novim naročnikom.


Kako lahko koristite pridobljene ugodnosti?

Za koriščenje ugodnosti nam morate poslati zahtevo, v kateri navedete eno od spodaj navedenih možnosti za koriščenje pridobljene ugodnosti. Zahtevo pošljite na mail prodaja@pia.si ali peter.curc@pia.si.

Pridobljena ugodnost se lahko, po podpisu pogodbe z novim naročnikom in v skladu z vašo poslano zahtevo za njeno koriščenje, obračuna:

  • pri najemu novega modula;
  • za izvedbo dodatnega izobraževanja ali
  • pri vašem mesečnem strošku.

Vse navedeno do zneska enkratnega dobropisa v višini ene mesečne naročnine novega naročnika. Dobropis se lahko porabi v več delih.

VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ODOS

VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ZA OBČINE, UPORABNICE SISTEMA ODOS 


V podjetju PIA d.o.o. se nam zdi zelo pomembno, da vam sistem ODOS ponudimo skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice dokumentnega sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (VNP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. 


Z veseljem vam sporočamo, da se je za prevzem Vzorčnih notranjih pravil ODOS odločilo že lepo število občin, na kar smo zelo ponosni.


Od uporabnikov dobivamo zelo pozitivne odzive, zato bi želeli tudi vas navdušiti za prevzem VNP-ODOS, saj smo se resnično zelo potrudili, da bi vam pripravo NP kar najbolj olajšali.


Postopek priprave vzorčnih notranjih pravil VNP-ODOS smo podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju. S tem smo vam omogočili, da boste lahko notranja pravila enostavno personalizirali. 


Vsebina VNP-ODOS je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljate sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivate s sistemom ODOS. Popis postopkov je že prilagojen življenjskemu ciklu upravljanja z gradivom v občinah, zato se vam s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.


VNP-ODOS v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje. Redno in brezplačno bomo skrbeli tudi za njihovo osveževanje glede zakonodajnih sprememb in vas o tem ažurno obveščali. 


Dodatna pojasnila na prodaja@pia.si. 


Več ...